İş e-posta görgü kuralları için 10 ipucu
İş e-postası, basılmış kopya yazışmalarının yerine tamamen geçmiştir, ancak bu, iletişim için bu daha hızlı yaklaşımın geleneksel meslektaşlarından daha az profesyonel olması gerektiği anlamına gelmez. Ticari e-posta kuralları aslında, özellikle Forward, CC ve BCC gibi e-posta özelliklerini kullanmak söz konusu olduğunda salyangoz postalarından daha fazla gereksinime sahip olabilir.
Bilgilendirici Konu Satırı Kullan
Doğru konu satırını seçmek sadece e-postanıza dikkat çekmekle kalmaz, aynı zamanda eldeki konuya dikkat çekmek ve karışıklığı önlemek için akıllı bir yoldur. Bir konferans araması planlamak için yazıyorsanız, “Con Call” iyi bir konu satırı değildir. “Joe's Warehouse ile konferans görüşmesi” alıcılara daha fazla bilgi verir ve gelecekte bir şeyler almanız gerektiğinde gelen kutunuzu ve referans dosyalarınızı aramayı kolaylaştırır.
Gönderme Satırında Mantıklı Olun
Hiç bitmeyen bir e-posta zincirinde “herkese cevap ver” e dahil olan herkes, herkesin her zaman her e-postaya kopyalanması gerekmediğinin farkındadır. E-postanızı kimin alması gerektiğine karar verirken, o kişinin gerçekten döngüde olması gerekip gerekmediğini kendinize sorun. CEO'nuzla bir toplantı planlıyorsanız, elbette, asistanınızı ve patronunuzun asistanını, süreci koordine etmeye yardımcı olmak için kopyalayın, ancak toplantıda ya da sonuçta belli bir hisseye sahip olmadıkça, başkaları arasında dolaşmaya gerek yoktur.
Kime Bilirsiniz
Tabii ki, bazı tarafları CC’ye kopyalamanın veya kopyalamanın uygun olduğu zamanlar vardır. Bu, e-postanın ne zaman olacağını da içerir:
- Bir grup toplantısı için zaman bulma
- Bir fikir veya proje taslağı hakkında girdi istemek
- Birini konuşma döngüsünde proje yöneticisi gibi tutmak
Birçok kişi, başkalarına işlem yapıldığını göstermek için CC'nin ticari e-posta özelliğini kullanır. Örneğin, potansiyel bir müşteriyle iletişim kurarsanız, etkileşimin bir nezaket veya FYI olarak iyi gittiğini belirtmek için patronunuz CC olabilir.
Alıcı Gizliliği İçin Öncelikle Kör Kopyayı Kullan
Kör kopyalama, görgü kuralları meselesinden ziyade sağduyu meselesidir, ancak özellikle gizlilik özelliği olarak kullanımı için bir zaman ve yer vardır. Örneğin, büyük bir grup e-posta gönderiyorsanız, belirli bir müşteri grubuna söyleyin, BCC özelliğini kullanmak, alıcı listesini gizli tutmanıza olanak tanır. Ancak, uygunsuz taraflardan özel görünen bir sohbete bağlanarak bu özelliği suistimal etmeyin.
İleriye Dikkatli Olun
E-postanın Yönlendirme özelliği, yanlış kullanılması halinde uygun ancak potansiyel olarak tehlikeli bir işletme e-posta yöntemidir. Bir e-postayı iletirken, Gönder'e basmadan önce, özellikle bir zincirse, tüm iletinin içeriğini dikkatlice okuyun. Grup mesajlarında, bazen hassas bir yapıya ilişkin devam eden bir konuşma varsa, bazen bir alıcı eklenir veya bırakılır. Yanlışlıkla kendi görüşlerine yönelik olmayan bir konuşma veya materyal görüntüleyen bir şeyi yanlışlıkla iletmek istemezsiniz.
Düzenli Olarak Herkese Cevap Kullanma
Hiç bitmeyen CC'ler ve Forwardlar gibi, Tümünü Yanıtla özelliği yararlı veya sıkıntılı olabilir. Grup e-postasındaki herkese gerçekten cevap vermeniz gerekip gerekmediğini veya çözülmemiş tarafların zincirden atılabileceğini düşünün. Bu, özellikle e-posta grubu listeleriyle uğraşırken hayati önem taşır.
E-postanızdaki Referans Ekleri
E-posta, belgeleri, sunumları, slaytları ve fotoğrafları hızla paylaşmanızı kolaylaştırır. Bununla birlikte, bir ekin iletilmesi söz konusu olduğunda, çoğu sistem sunucuda yer kazanmak için bir veya iki turdan sonra ekleri bırakır. Birine ek gönderiyorsanız, e-postanıza referans verin ve göndermeden önce ekli olup olmadığını kontrol edin.
'Evet' demeyi kes
Ve "hayır" demeyi de bırak. İş e-postası, meslektaşlarınıza hızlı sorular sormanın hızlı bir yoludur ve hızlı bir evet veya hayır ile yanıt vermek kolay olsa da, cevabınızın açık ve açık olması gerekmediğinden emin olun. Birisi bir e-postada iki soru sorarsa, iki cevapla cevapla ve mesajını kesinleştir.
Temel Niyetlere Dikkat Edin
İş e-postalarında, özellikle de üstlere veya müşterilere e-posta gönderirken ve dokunaklı müşteri hizmeti sorunlarıyla ilgilenirken, profesyonellik hala gereklidir. Özellikle, bir e-posta zincirinin ilk ayağı “Merhaba” veya “Sevgili” gibi bir selamla başlamalıdır. E-postanızın sonunda, başlık ve iletişim bilgilerinizi içeren bir imza bloğu kullanın.
Öncelikli Özelliği Kötüye Kullanma
Her şeyi “Acil” olarak işaretleyerek kurt ağlayan çocuk olmayın. Bu rahatsız edici ve meslektaşlarınız ve müşterileriniz ona kızmak için büyüyecek. Beş dakika içinde başlayan patronla bir toplantı için gündemdeki değişiklik acildir. Gelecek cuma, ara odadaki ücretsiz donutlar değil.
İş yazışması söz konusu olduğunda, profesyonellik ve geleneksel yazışma protokolleri tarafında hata yapmak ya da özensizlikle karşılaşmaktan her zaman daha iyidir.