Proje Yönetiminde Proje İletişim Planında 5 Adım
Proje iletişimi, tüm mesaj üyeleri ve genel mesajdan sorumlu proje yöneticisinden, sürece nasıl katkıda bulunduğunu bireysel ekip üyelerine koordine eden bir çabadır. Proje iletişim planları, kimin bilgi alacağı, hangi bilgilerin iletilmesi gerektiği, bilginin nasıl yayılacağı ve ne sıklıkta verileceği ve nihayetinde bilgiyi sunmaktan proje ekibinde kimin sorumlu olacağı ile ilgili temel soruları takip eder.
seyirci
Proje ekibi, iletişim alacak olan tüm kitleleri tanımlamalıdır. Büyük bir şirkette, teknik ve geliştirme ekiplerine verilen bilgi teknolojisi proje iletişimi, üst yönetime, orta yönetime veya idari personele sağlanan bilgilerden çok farklı olacaktır. Büyük bir kuruluştaki çeşitli izleyici kitlelerinin diğer örnekleri, son kullanıcı testi yapmak veya son kullanıcı dokümantasyonu yazmak için görevlendirilmiş personel olabilir.
Bilgi İhtiyacı
İletişimin sadece teknik veya fonksiyonel ekiplere dağıtılması veya daha geniş bir kitleye hitap etmesi, verilen her mesaj belirli bir hedef kitleye hazırlanmalıdır. Farklı ihtiyaçları olan çok sayıda farklı kitle varsa, her bir iletinin içeriği de amaçlanan alıcılar için çeşitlendirilmelidir. Bilgi teknolojisine bir örnek, geliştiricilere verilecek teknik özelliklerin iletişimi olabilir. Bu aynı bilgiler tüm son kullanıcı sistem test uzmanlarına verilmeyecek, sadece dokümantasyondan sorumlu olanlara teslim edilmeyecektir.
medya
E-posta gibi elektronik iletişim en etkili iletişim aracı olsa da, proje bilgilerinin iletişiminde veya eğitim sağlamada her zaman en etkili yöntem değildir. Proje ekibi ayrıca bültenleri, video yayınlarını veya web seminerlerini dikkate almalıdır. Proje hedeflerini, kullanıcı eğitimini veya proje sonuçlarını bildirmek için soru-cevap oturumları için grup sunumları ve belediye toplantıları da sağlanabilir.
Zamanlama
Herhangi bir proje için iletişim planlama aşamalarında başlamalıdır. İletişimin ilk aşamaları, bir projenin sonuna yakın olanlar kadar sağlam olmasa da, planlanan herhangi bir altyapıya veya sürece yapılan değişikliklerin yayınlanması ilk aşaması, tüm taraflardan katılım almak için kritik öneme sahiptir. Bilgi akışı, bir proje üst yönetimi ile koordineli olarak proje ekibi tarafından yapılmalıdır. Bu koordinasyon, proje ilerlemesi sırasında hangi noktalarda hangi bilgilerin aktarılacağını tanımlamaktır.
Sorumluluklar
Proje ekibi tüm proje iletişiminden sorumlu olabilir veya yardım sağlamak için bir kurumsal iletişim birimi aranabilir. Ancak iletişim ele alındığında, bir projenin planlama aşamasından başlayarak belirli iletişim görevleri yerine getirilmelidir. Bir projenin yaşamı boyunca roller değişebilse de, iletişim görevlerini devretmek için bir plan önceden hazırlanmalıdır.