5 İşletme Belgesi Türü

Bir şirket iletişim kurmak, işlerini yapmak ve verimliliğini analiz etmek için belgeler kullanır. İşletme belgeleri, kısa e-posta iletilerinden karmaşık yasal anlaşmalara kadar uzanır. Bazı belgeler çalışanlar ve işletme sahipleri tarafından hazırlanırken, diğerleri muhasebe şirketleri ve avukatlar gibi şirket dışından profesyoneller tarafından hazırlanmıştır. Belgeler bir kuruluşun anlaşmalarına ilişkin kanıt sağladığından ve gelecek yıllar için kullanılabileceğinden, iyi yazılmış olmaları önemlidir.

E-postalar ve Mutabakatlar

İş arkadaşları tipik olarak bilgileri birbirlerine iletmek için e-posta kullanır. E-posta yaygınlaşmadan önce, ofis içi mesajlar için memorandumlar kullanıldı. Notlar, bir mesajın belirli bir dosyaya eşlik etmesi gerektiği durumlarda ve bir e-postadan daha fazla gizlilik gerektiren durumlarda hala kullanılmaktadır.

Hem bir not hem de bir e-posta, göndereni ve alıcıyı tanımlar ve bir konu satırı içerir. Metin bir veya daha fazla paragrafta formatlanır.

Dış İletişim İçin İş Mektupları

İş mektupları ofis dışındaki kişilerle iletişim kurmak için kullanılır. Alıcılar arasında müşteriler, diğer işletmelerdeki meslektaşlar, servis sağlayıcılar, işletmeye danışmanlık yapan profesyoneller, devlet memurları ve iş başvurusunda bulunanlar olabilir. Bir iş mektubu, genellikle, antetli kağıt hariç, harfin tüm öğelerinin sol kenar boşluğuyla aynı hizada olduğu blok stilinde biçimlendirilir.

E-posta ile gönderilebilir veya posta ile gönderilebilir. Bir e-posta metnine bir mektup gönderilirse, gönderenin adı, iş unvanı ve e-postanın altındaki iletişim bilgilerini içerir.

Bilgi Aktarımı için İş Raporları

İş raporları, bilgileri daha resmi ve genellikle bir harften daha uzun olan bir biçimde iletir. Raporlar; güvenlik uyumu, satış rakamları, finansal veriler, fizibilite çalışmaları ve pazarlama planları gibi çeşitli konuları kapsar. İstatistikleri, çizelgeleri, grafikleri, görüntüleri, vaka incelemelerini ve anket sonuçlarını içerebilirler. Yatırımcıların yararına bazı raporlar yayınlanmaktadır. Bir rapor, aylık satış raporu gibi periyodik ise, kolaylık sağlamak ve önceki raporlarla karşılaştırmayı sağlamak için bir şablon kullanılır.

Müşterilerle İş Yapmak İçin İşlem Belgeleri

Bir şirket müşterileri ile ticari işlem yapmak için belgeler kullanır. Zaman kazanmak için bu belgeler sipariş formu, iletim sayfası, fatura veya makbuz gibi bir form olarak biçimlendirilebilir. Kullanılan işlemsel belge türleri, bir işletmenin niteliğine göre biraz değişir. Örneğin, bir sigorta acentesi sigorta uygulamaları ve poliçeleri oluştururken, borç veren kredi başvurularını ve ipotek belgelerini kullanır.

Bazı alanlarda, işletmeler başkalarıyla anlaşmalar yapar ve sözleşmeler yapar; bu belgeler şirketin avukatı tarafından hazırlanabilir.

İşletmeyi Yöneten Finansal Belgeler

Bir işletme, bütçesinde kalmak, bütçe önerileri hazırlamak ve vergi beyannamelerini hazırlamak için finansal belgeler kullanır. Bu belgeler makbuz kayıtlarını, bordro raporlarını, ödenmiş faturaları, banka hesap özetlerini, gelir tablolarını, bilançoları ve vergi raporlama formlarını içerir. Bu belgeler şirketin muhasebecisi tarafından hazırlanabilir.

Bir işletme sahibi bu belgeleri şirketin finansal başarısını belirlemek ve verimsiz olan alanları belirlemek için kullanır. Bir daire başkanı, bir bütçe teklifi hazırlamak için finansal belgeler kullanabilir.

Tavsiye