Kağıtsız Bir Şirkete 7 Adım
Kağıtsız bir şirkette, dosya dolabı sıralarını ve ölü ağaç yığınlarını saksı bitkileri ve boş alanlarla değiştirebilirsiniz. Var olan dosyaları elektronik bir formata dönüştürme, kaydetmelerini, paylaşmalarını ve aramalarını kolaylaştırır. Doğru elektronik yedekleme sistemi uygulandığında, kağıtsız bir ofis de kayıp ya da hasarlı dosyalardan korunur.
Çalışan Girişi Alın
Çalışanlarınız tereddütlü veya kağıtsız bir ofise geçmeye dirençliyse, anahtarı asla başarılı bir şekilde yapamazsınız. Mevcut iş akışlarına kağıtsız alternatifler hakkında mümkün olduğunca çok sayıda çalışanla görüşmeleri başlatın. Kağıtsız geçiş yapmakla en çok ilgilenen personeli belirleyin ve işletme bölümlerini dönüştürmek için pilot projelere dahil olmalarını sağlayın. Örneğin, bir resepsiyonist, yazmak yerine sesli mesajları e-postayla gönderme alışkanlığına sahip olabilir.
Pare Down Dosyaları
Öncelikle ihtiyacınız olmayan evrak işlerini taramak ve dönüştürmek için hiçbir anlam ifade etmiyor. Mevcut dosya dolaplarını veya kağıt yığınlarını sıralayarak ve yalnızca gerek duymadığınız eski notlar veya süresi dolmuş kılavuzlar gibi eski materyalleri kaldırarak başlayın. Kaç yıllık makbuzları ve işletme kayıtlarını tutmanız gerektiğini öğrenmek için avukatınıza ve muhasebecinize danışın.
Mevcut Belgeleri Tarama ve OCR
Belgeleri otomatik olarak aranabilir PDF veya Word dosyalarına tarayan OCR yazılımı ile birlikte gelen bir tarayıcı satın alın. Makbuzlardan yasal boyutta sayfalara kadar birden fazla kağıt boyutunu kabul eden çift taraflı, yüksek hacimli bir tarayıcı çoğu işyerinin ihtiyaçlarını karşılamalıdır. Çok sayıda belgeyi düzenli olarak taramaktan kaçınamayan ofisler için, her bir çalışana, daha büyük bir makinedeki çizgileri ortadan kaldırmak için bir masaüstü tarayıcı vermeyi düşünün.
Kağıtsız Fatura için Kaydolun
Çoğu şirket, postalamak yerine fatura ve makbuzları e-postayla gönderdikleri kağıtsız faturalama seçenekleri sunar. Bu sadece kağıt yükünüzü düşürmekle kalmaz, aynı zamanda bazı satıcılar kâğıt postaları kapatırsanız indirim veya ikramiye bile sunar. Atanan alıcının gelecekteki erişimi sağlamak için bu kayıtları kişisel e-posta hesabına değil merkezi bir konuma kaydettiğinden emin olun.
Elektronik Faksa Geçiş
Tarayıcıyla birleştiğinde eFax ve FaxZero gibi çevrimiçi hizmetler, geleneksel bir faks makinesinin yerini alabilir. Elektronik faks makinenizi verin ve gelen faksları e-postayla gönderilen PDF'ler olarak alın. Taranan veya bilgisayar tarafından oluşturulan bir PDF dosyasını yükleyerek faks gönderin. Bu hizmetler sizin için otomatik olarak bir kapak sayfası bile oluşturabilir.
Kalan Belgeleri Parçalama
Çöp kutusunun içine yıllarca müşteri ve vergi kayıtlarını atmak, hırsız veya meraklı bir rakip için beklenmeyen bir hediye olabilir. Hassas kayıtları imha etmek için bir parçalama şirketi işe alma gibi taranmış belgeleri atarken önlem aldığınızdan emin olun.
Elektronik Dosyalarınızı Yedekleyin
Dosyalarınızı yedeklemezseniz, tek bir arızalanan sabit disk veya güç dalgalanması tüm iş geçmişinizi silebilir. Paylaşılan bir sunucu gibi merkezi bir dosya deposu kurun ve içeriklerini düzenli olarak harici bir site dışı sunucuya yedekleyin. Coğrafi olarak dağıtılmış bir yedekleme planı sizi sabit sürücü arızasının yanı sıra deprem veya yangın gibi konum tabanlı tehditlere karşı korur.