Satıcılar Muhasebesi İşlevleri

Borç hesapları, genellikle gelen faturaları ve faturaları ödemekten daha fazlasını yapar. Daha büyük bir işletmede, ödenecek hesaplar genellikle finanse edilen borçlu hesaplardan sorumludur, daha küçük bir işletmede ise ödenecek hesaplar ve alacaklar ile ilgili sorumluluklar sıklıkla birleştirilir. Bir işletmenin büyüklüğü nihayetinde ödenecek hesapların oynadığı rolleri belirlese de, çoğu fatura ödemeye ek olarak en az üç temel işlevi yerine getirir.

Satıcı Ödemeleri

Gelen faturaları işleme koymak ve işletmenin tedarikçilerine ödeme yapmak, çoğu kişinin ilk önce düşündüğü borçlu hesapların bir fonksiyonudur. A / P, satıcı iletişim bilgilerini, ödeme koşullarını ve İç Gelir Servisi W-9 bilgilerini manuel olarak veya bir bilgisayar veritabanı kullanarak düzenler ve korur. İç kontroller, A / P işleminin önceden onaylanmış bir satın alma siparişiyle mi başlayacağını veya bir ödeme yapıldıktan sonra ödenecek hesapların alımları doğrulayıp doğrulamayacağını belirler. Satıcı ödemeleri ayrıca, işletme sahiplerine ve yönetim ekibine, işletmenin şu anda satıcılara ne kadar borçlu olduğunu söyleyen ay sonu yaşlanma analizi raporlarını da içerir.

Dahili Ödemeler

Ödenecek hesaplar genellikle iç geri ödeme ödemelerini dağıtmak, küçük nakit paraları kontrol etmek ve yönetmek ve satış vergisi muafiyeti sertifikalarının dağıtımını kontrol etmek için dahili olarak çalışır. İç geri ödeme giderleri, çalışanların geri ödeme taleplerini doğrulamak için manuel kayıt raporu, makbuz veya her ikisini birden yapmalarını gerektiren iş kontrol prosedürlerini takip eder. Küçük nakit, genellikle çeşitli postalar, cepten ofis malzemeleri veya öğle yemeği toplayan bir şirket gibi küçük harcamalar için kullanılır. Ödenecek hesaplar, nitelikli işletme satın alımlarının satış vergisi giderini içermemesini sağlamak için departman yöneticilerine verdikleri satış vergisi muafiyeti sertifikalarının arzını sağlar.

İş Seyahat Giderleri

Daha büyük işletme veya mal sahibinin sıkça seyahat ettiği işletmeler, ödenecek hesaplara seyahat yönetimi ve ödeme sorumlulukları ekleyebilir. Seyahat yönetimi sorumlulukları arasında önceden havayolu yapılması, araç kiralama ve otel rezervasyonları yer alabilir. Dahili kontroller avans seyahat ödemelerine izin veriyorsa, ödenecek hesaplar talepleri işler ve seyahat masraflarını karşılamak için fon dağıtır. Gezgin geri döndüğünde, ödenecek hesaplar, gerçekte harcanan fonlara karşı dağıtılan fonların ödenmesinden veya seyahat geri ödeme taleplerinin işleme konmasından sorumlu olacaktır.

Diğer fonksiyonlar

Borç hesapları departmanı ayrıca, örneğin, bir çok satıcının sağladığı indirim döneminde bir fatura ödendiğinde, işletme parasını koruyabilecek ayrıntılara dikkat ederek maliyetleri düşürme işlevini de yerine getirir. A / P, iş ve satıcı temsilcileri arasında birçok kez ön bağlantıdır. Sonuç olarak, iyi ilişkiler kurmak ve sürdürmek çoğu zaman ücretli çalışanları hesaba katar. Satıcılarla çalışmak söz konusu olduğunda güçlü ilişkiler işe yarar. Örneğin, satışlardaki bir mevsimsel düşüş sırasında, iyi bir ilişki rahatlama koşullarına neden olabilir.