İşletme E-posta Kuralları

E-posta, geleneksel iş mektuplarının kullanımını azaltarak ve müşterilere, iş arkadaşlarına ve denetçilere bir mesaj iletmek için daha hızlı bir yol sağlayarak iş dünyasında yüz iletişimini değiştirdi. Bununla birlikte, teknolojik değişim ile birlikte, işletme e-postalarının nasıl yazılacağı ile ilgili kaçınılmaz yanılgılar ortaya çıkmaktadır. Hızlı doğası ve rahat hissi nedeniyle, iş e-postaları genellikle iş mektuplarıyla aynı profesyonelliği ve netliği taşımamaktadır, ancak uygun talimat, bakım ve düzenleme ile, iş e-postalarınız herhangi bir basılı kopya mektubu kadar profesyonel olabilir.

Yararları

E-postanın işletmeye alınması, iletilerin hızlı iletimi nedeniyle birçok sektörün küreselleşmesine yardımcı oldu. Bir iş mektubunu New York'a veya Londra'ya postayla gönderiyorsanız, e-posta ve faks göndermeden önce, yazılı olarak iletişim kurmak şimdi olduğundan daha uzun sürdü. E-posta zaman kazandırır ve sırayla iletişimi ve üretkenliği arttırır.

önem

2010'da Ferris Research'e göre, yaklaşık 145 milyon kişi Kuzey Amerika'daki ticari nedenlerden dolayı e-posta kullanıyor - ortalama bir e-posta kullanıcısı haftada yaklaşık 600 e-posta gönderiyor. İş dünyasına girmesinden bu yana, e-posta iş iletişiminde lider rolü üstlenmiş ve insanlara olağanüstü e-postalar göndermeleri için baskı uygulamıştır. Ortalama iş e-posta adresini bırakan çok sayıda mesaj nedeniyle, mükemmel, gramer olarak doğru ve iyi yapılandırılmış bir içeriği tutarlı bir şekilde göndermek oldukça zordur, ancak kötü yazılmış, yapılandırılmamış bir e-postanın sizin ve şirketiniz üzerinde önemli olumsuz etkileri olabilir.

Özellikler

Bir işletme e-postasının verimli bir şekilde yapılandırılması gerekir, çünkü çoğu alıcının yalnızca ana noktayı bulmak için bir e-postadaki çok sayıda metni gözden geçirme zamanı yoktur. İş e-postaları, mesajın amacını metnin başlarında açıklamalı, vücudu gevşek uçları birleştirme şansı olarak kullanmalı ve kafa karıştırıcı noktaları açıklamalı ve girişe yeniden giriş ve kısa bir imza atma sonucunu açıklamalıdır. Önemli olan önemli bilgileri veya ticari ipuçlarını feda etmeden e-postayı mümkün olduğunca kısa tutmaktır. Bir işletme e-postasının özellikleri, alıcıların yapısal olarak tam olarak ne bekleyeceklerini ve cevapları nerede arayacaklarını tam olarak bilmelerini sağlayan formüldür.

Uyarılar

İş e-postalarını yazarken, alıcınızın rahatsız etmesini veya rahatsız edilmesini önleyen ve profesyonelce görünmemenizi önleyen bazı "yapılmaması gerekenler" vardır. Bu hususlar dini olarak izlenmelidir çünkü sizi ve işinizi doğrudan etkiler ve bazı insanlarla ilişkilerinizi incitebilir.

HTML e-postaları göndermeyin. Birçok kişi "Sadece E-posta E-postaları" olarak ayarlanmış e-posta hesaplarına sahiptir, bu nedenle HTML tüm mesajın amacını ortadan kaldırarak dağınık ve organize görünmeyecektir.

Müşteriniz sizden istemedikçe e-postalarınıza ekler veya metin içi resimler göndermeyin. Bazı insanlar hala istenmeyen ekleri gelen kutularına gönderdiklerinde sık sık sıkışan çevirmeli bağlantılara veya yavaş ağ bağlantılarına sahiptir. İnternet bir saat boyunca bir eki açar ve bağlantıyı dondurursa, alıcı mutlu olmayacaktır.

Bir grup kişiye hisse senedi e-postası gönderiyorsanız, geçerli tüm bilgileri değiştirdiğinizden emin olun, böylece her alıcıyla ilgilidir. Her alıcıya adlarını ve / veya soyadlarını bildirerek başlayın ve şirket adı, adresleri ve iletişim bilgileri gibi diğer ayrıntıları değiştirmeyi unutmayın. Bu kadar büyük bir sıkıntı olursa, Bay Johnson'a CEO’ya Halkla İlişkiler Direktörü Debra Flannery’ye gönderilen bir mesaj göndermekten daha iyidir.

Hassas bilgileri e-postalardan uzak tutun ve adınızı tartışmalı hale getirin. Bir kişiyle olan işinizin niteliği hassas görüşler veya kötü haberler içeriyorsa, konuyu görüşmeleri için onları aramanız yeterlidir. İsminizin kişisel nedenlerden dolayı bağlanmasını istemediğiniz bazı mesajlar vardır, bu nedenle adınızı koruyun ve telefonla arama yapmaktan korkmayın.

hususlar

E-postalarınızın çoğu, iş için bir müşteriye ulaşma şansınız olarak hizmet eder. Potansiyel her müşteriye kişiselleştirilmiş, şahsen dikkat çekmek, bu gerçekçi değil. İş e-postalarınız - ilkinden son birine - en üst düzeyde profesyonellik, yapı, dilbilgisi, noktalama işaretleri ve özlülük taşıması gerekir. Bir işletme e-postasında yararları, önemi, anatomiyi ve tabu eylemlerini anlayarak, e-posta yazmakla ilişkili geçici damgalamayı değiştirmeye başlayabilirsiniz. İşletme e-postanızı göndermeden önce, birkaç kez okuyun ve elinizde birileri varsa, o kişiyi düzenlemesini sağlayın. İkinci göz çifti her zaman iyi bir şeydir.

Tavsiye