Posta ve E-postaya Yanıt Vermek İçin İş Görgü Kuralları

İş iletişiminde yüksek standartları korumak, profesyonellik belirtisidir. Kötü yapılandırılmış ve zamansız cevaplar - ister e-posta veya posta yoluyla - müşterilerin takdir edilmediğini ve değer biçilmediğini hissettirir ve potansiyel olarak iş kaybına neden olabilir. Sonuç olarak, posta ve e-postaya yanıt vermek için uygun görgü kurallarına uymak, herhangi bir küçük işletme için iletişim stratejisinin temel bileşenidir.

E-posta - 24 Saat İçinde Yanıt Ver

Bir e-postaya 24 saat içinde yanıt vermek iyi bir görgü kurallarıdır. Ertelemek daha iyi çünkü müşterilerin endişelerinin duyulduğundan ve ihtiyaçlarının karşılandığından emin olunacak.

Bir müşterinin endişesi negatif veya güçlü bir şekilde ifade edilirse, telefon görüşmesi geri gönderilen bir e-postadan daha uygun bir cevap olabilir. Bir çağrı, konuyu elektronik bir cevap için çok önemli olduğunu düşündürür. Sadece bir insan sesini duymak, müşterilerin saygı duyulmasına yardımcı olabilir.

Posta Posta - Beş Gün İçinde Yanıt Ver

Beş iş günü standart iş mektubu yanıt süresidir. Posta postalarının yerel bir müşteriye bile ulaşması iki ila üç gün sürebilir. Gecikmeli bir posta yanıtı, bir müşteriye, şirketinizin işiyle ilgilenmediğini veya daha kötüsü, profesyonelce ve dikkatsizce çalıştığını gösterebilir. Yine, bir müşteri mektubu düşmanlığı ifade ederse veya iş ilişkisini kesmekle tehdit ederse, bir telefon görüşmesi veya kişisel ziyaret en iyi cevaptır.

E-posta - Konu Satırı

E-posta konu satırında uygun bir başlık kullanın. Müşterinin kaygılarına özel olan bir başlık, form mektubu göndermek yerine kişisel bir yanıt hazırladığınızı bilmesini sağlar. Örneğin, "yanıt süresi sorunları" başlığı, "son zamanlardaki endişelerinizden" daha iyi çalışır.

E-posta veya Mektup İçeriği

Mektubu veya e-postayı, "... ile ilgili son yazışmalarınız için teşekkür ederiz" gibi bir teşekkür ifadesiyle açın. Bu, müşterinin notunu okuduğunu bilmesini sağlar ve mantıklı bir yanıt için sahneyi belirler. Ayrıca, müşterinin şirketinize yazmak için zaman ayırdığı için şükranlarımı iletir.

Ardından, doğrudan ve kısa sürede müşterinin endişesini gidererek doğrudan konuya odaklanın. Müşterinin neden bir sorunla karşılaştığı hakkında herhangi bir açıklama yapın, ancak bunu kısa tutun. Müşteriye işi için teşekkür ederek mektubu kapatın ve endişelerini iletebileceği bir telefon numarası veya e-posta adresi sağlayın.

Stil ve Dilbilgisi

Mektubun tonu, eldeki konunun niteliğine uygun olmalıdır. Bir müşteri büyük memnuniyetini ifade etmek için yazdıysa, arkadaşça ve coşkulu bir cevap verilir. Bunun yerine, müşteri iletişiminin olumsuz bir tonu varsa, yanıt iş gibi fakat kibar olmalı ve endişelerin tam olarak ele alınmasını sağlamak için daha fazla iletişim davet etmelidir.

Doğru dilbilgisi ve yazım denetimi, posta veya e-posta yoluyla yanıt verseniz de yapılmaz. Yanlış yazılan harf veya mesajlar sizi yetersiz gösterir ve bir müşteriyi veya müşteriyi işini başka bir yere götürmeye teşvik edebilir.