Kurumsal E-postalara Nasıl Başlanır?

Tıpkı bir toplantıdan önce el sıkışmak ve birini tebrik etmek gibi, kurumsal bir e-postanın nasıl başladığına siz, mesajınızın ve şirketinizin nasıl alınacağını belirleyen tonu ayarlar. Konu satırını oluştururken zaman ayırın. E-postanın ne zaman okunacağının nasıl yazılacağı belirlenir. Alıcı sizi tanımıyorsa, konu satırının nasıl yazıldığı e-postanızın okunup okunmayacağını bile belirleyebilir. Konu satırından sonra, selamlama alıcıya e-postanın içeriğini bildirmek için çok şey yapar. "Sevgili Steve, " sadece iki kişi arasında resmi olmayan bir yazışma olduğunu gösterirken, "Attn: Bay Harrison" alıcıya daha resmi ve daha az kişisel bir mesaj okumak üzere olduğu konusunda bir ipucu verir.

Konu satırı

1.

Kısa, doğrudan bir konu satırı oluşturun. Konu satırını e-postanızın başlığı veya başlığı olarak düşünün. Herhangi bir belgenin başlığında olduğu gibi, konu satırındaki ana sözcüklerde büyük harfler kullanın.

2.

Alıcıların e-postayı hemen açması çok önemli ise, konu satırına "Önemli:" ile başlayın. Bu kelime az miktarda kullanılmalıdır ve yalnızca alıcılar okuduktan sonra önemli olduğunu kabul ederse. İyi bir kural, bir konuyu "Önemli:" ile başlatmaktır, ancak bir toplantıyı söylemek için kesmek durumunda kalırsanız.

3.

Yapı üzerindeki kısalıklara öncelik verin. Tıpkı gazete manşetleri gibi, en önemli bilgilerin iletilmesi ve görünür olması cümle yapısından daha önemlidir. Örneğin, "Yarın sabah saat 9'da toplantı salonunda görüşmemiz ...", konu satırı çok uzunsa alıcının gördüğü her şey olabilir. "Önemli: 1 Saat Daha Erken Toplantı" daha özlü ve göz ardı edilme olasılığı daha düşüktür.

4.

E-postanın metnini yazdıktan sonra konu satırını doğrulayın. Bazen, oluştururken iletinin değiştiği en önemli yönü bulacaksınız.

Selamlar

1.

Bir selamlama oluştururken e-postanızın kitlesinin kim olduğunu belirleyin. Bir kişiye yazıyorsanız, kendisiyle tanışırsanız o kişiye nasıl hitap edeceğinizi kendinize sorun. Çoğu durumda, selamlama “Sevgili” ile başlamalı ve ardından kişinin adı yazılmalıdır. Uyarılar veya dahili bültenler gibi kişisel olmayan mesajlar, bir gruba "Dikkat" veya "Attn:" ile başlayabilir. Örneğin: "Attn: Çalışanlar", planlanan bir etkinliğin personeline danışmanlık yapan bir e-postaya başlayabilir.

2.

Alıcılara, yalnızca e-postanın bir kopyası gönderilirse herkesin adında bir ad verilirse adlarıyla hitap edilir. Örneğin, "Sevgili Fatura" kullanmak, aynı zamanda arkadaş olan bir müşteriyle ilk isme sahipseniz uygun olabilir. Müşteriyle tanışmayan bir yöneticiye veya tedarikçiye bir kopyasını gönderiyorsanız, "Sayın Bay Smith" daha uygun olur.

3.

Alıcının adını bilmiyorsanız "Sevgili Efendim / Madam" ı kullanın, aksi halde kişinin "Soyadı" ile belirtilen soyadını kullanın. veya "Bayan" "Mrs" yi sadece alıcının bu ünvanı tercih ettiğini biliyorsanız kullanın. Alıcının cinsiyetini bilmiyorsanız tam adını kullanın. Örneğin, Billy'nin kadın olduğunu bilmiyorsanız, "Sevgili Billy Tatili" daha uygun olur.

4.

Aynı kategorideki birden fazla alıcıya toplu e-posta gönderiyorsanız selamlamada bir tanımlayıcı kullanın. Örneğin, "Müşterilerinize Değerli Müşteriler", tüm müşterilerinize toplu bir e-posta gönderirken uygun olur. Bu aynı zamanda alıcılara e-postanın niteliğini ve başkalarına gönderildiğini gösterecektir.

Mesajı Yazmak

1.

Mesajınızdaki ilk iki satırdaki noktaya hızlıca gelin ve ilk paragraftaki en önemli bilgileri iletin. Her türlü iş bir sonraki paragraflarda yapılmalıdır.

2.

E-postanızı göndermeden önce iyice okuyun. Yazım denetleme yazılımı tarafından yakalanmayan yazım hataları arayın. Noktalama işaretlerini dikkatlice inceleyin.

3.

E-postayı selamlama ile aynı şekilde imzalayın. Alıcının ilk ismini selamlamada kullanmadıysanız, imzanızda tam adınızı kullanın.