İç Kontrol Bordro Dolandırıcılığını Nasıl Aşabilir?

İşyeri Sahtekarlıklarının yüzde 11'inden fazlası maaş bordrosunu içeriyor, bu tür dolandırıcılıkların ortalama kaybı 48.000 dolardı ve Sertifikalı Dolandırıcılık Muayeneciler Birliği tarafından yapılan 2012 tarihli bir araştırmaya göre, ortalama programlar yaklaşık 36 ay boyunca tespitten kaçtı. İç kontrol mekanizmalarının sadece varlığı yeterli değildir; izlenmeli ve uygulanmalıdırlar. İç kontrollere bağlılık, bordro sahtekarlığının üstesinden gelmek ve işletme riskini en aza indirmenin başlıca silahıdır.

Bordro Düzenleri

Bordro dolandırıcılığının en yaygın yöntemleri, kurgusal - veya "hayalet" çalışanlarının oluşturulması, dolandırıcılık veya şişirilmiş harcama raporlarının sunulması ve gerçekleştirilmeyen işler için doğrudan veya fazla mesai saatleri talep edilmesidir. Hayali çalışanlara yapılan ödemeler, en büyük kayıp kaybı riskini taşımaktadır ve en yaygın ve en yüksek maaşlı dolandırıcılık riski olduğu düşünülmektedir.

Hayalet Çalışanlar

Hayalet çalışanlara yapılan ödemeler, bir işletmeyi mahvedebilir. Bu program genellikle, bordro kayıtlarına erişimi olan bir çalışan veya sahte çalışan kayıtları yaratma kabiliyetine sahip bir kişi tarafından kurulur. Fail veya bir konfederasyonun erişebileceği belirli bir hesaba yatırmak için ödemeler düzenlenir. Doğrudan mevduat kullanılmazsa, çalışan çekleri durdurur ve para yatırır veya yatırır.

Önleyici Kontroller

Bordro görevlerinin ayrılmasını gerektiren iç kontroller kurmak. Bordro verilerini ve listelerini oluşturan veya bakımını yapan personelin, yönetim onayı olmadan değişiklik yapmasına veya işçi eklemesine izin verilmemelidir. Bordro değişiklikleri belirlenmiş iki kişi tarafından onaylanmalıdır. Ücret oranlarını hesaplayan ve maaş bordroları için biriktirilmiş olan kişilerin, bordro çekleri yazmasına ya da bordro hizmeti tarafından denetim onayını almadan ödeme saatlerini göndermelerine izin verilmemelidir.

Bordro hesaplarının aylık olarak mutabık kılınması ve yönetim tarafından gözden geçirilmesi. Çift mevduat hesabı bilgisi ve tekrarlanan Sosyal Güvenlik numaraları veya adresleri için bordro bilgilerini denetleyin.

Çoğu banka, şirket tarafından sağlanan çek numaralarının, tutarlarının ve çalışan adlarının gelen tüm bordro çeklerine karşı kontrol edildiği pozitif bir ödeme hizmeti sunar. Doğrudan mevduat sadece özel olarak kullanılıyorsa, çalışanların maaş çeklerini yılda en az bir kez insan kaynağında veya başka bir belirlenmiş departmanda fotoğraflı şahsen almaları gerekmektedir.

Küçük işletmeler, bir yükleniciye maaş bordrosunun dışardan kaynaklanmasını göz önünde bulundurmalıdır, ancak bu, yalnızca sertifikalı çalışanlara ödeme yapıldığından emin olmak için yapılan tüm ödemelerin aylık denetim şartını kaldırmaz.

Şişirilmiş Giderler ve Sahte Belgeler

Yanlış gider raporları ve sahte zaman çizelgeleri, iç kontroller ve önleme yöntemleri gerektiren diğer bordro dolandırıcılık türleridir. Gider iadesi taleplerinin kanıtını gerektiren bir politika belirleyin. Önceden yönetim onayına sahip olmak için belirlenmiş bir dolar üzerinden harcama isteyin. Ayrıca, mesai saatleri dahilinde, bir çalışanın fazla mesai de dahil olmak üzere normal programını aşan önemli artışların onaylanmasını gerektirir. Bu eğilimleri aylık olarak denetleyin. Gider geri ödemesi veya fazla mesai taleplerini işleyen kişilerin çek düzenlemesine izin verilmemelidir. Giderler ve fazla mesai ödevleri için yapılan ödemeler de aylık olarak denetlenmelidir.

hususlar

Sahtekarlığı önlemek için iç kontrolleri kullanırken, öncelikle görevleri ayırmaya yetecek kadar çalışanınız olduğundan emin olmak için kaynakları değerlendirin. Değilse, dış kaynak bordrosunu düşünün. Ardından, iç kontrollerin performansını izlemek ve aylık denetimler yapmak için bir sistem kurun.

Tavsiye