Elektronik Zaman Kartları Nasıl Uygulanır?
Saatlik ücret ödeyen şirketler çalışanların çalıştığı saat sayısını takip etmek zorundadır. Güvenilir takip özellikle küçük işletmeler için önemlidir, çünkü tek bir hata kaynağı toplam bütçenin büyük bir bölümünü oluşturabilir. Elektronik zaman kartları, çalışanların çalışma saatlerini izlemenin zaman kazandıran, doğru ve güvenli bir yolunu temsil eder. Sistemler manyetik kartlar, rozetler, PIN'ler veya parmak izi veya yüz tanıma gibi biyometrik özellikleri kullanarak giriş ve çıkış işlemlerini kontrol eder. Bazı çalışanlarda mobil çalışanları izlemek için bir GPS özelliği bulunmaktadır. Şirketler ihtiyaç duydukları güvenlik seviyesini seçebilir ve ardından çalışanları yeni sistemi etkin bir şekilde kullanmaları için eğitebilirler.
Sistemi Seç
1.
İzleme süresi için gereksinimlerinizi tanımlayın. Delme kartlarını değiştirmek için yalnızca bir sisteme ihtiyacınız varsa, çalışanların paylaşılan istasyonlarda elektronik olarak oturum açmasına izin veren bir sistem edinin. Ayrıca ofis çalışanlarının zamanını da izlemeniz gerekiyorsa, masaüstü bilgisayarda çalışacak bir sistem edinin. Mobil çalışanların takibi için, bir akıllı telefonda çalışan bir sistem edinin ve gerekirse bir GPS özelliği almayı düşünün.
2.
Güvenlik gereksinimlerinizi tanımlayın. Denetim otoriteleri kimin var olduğunu kontrol edebilir, manyetik kart veya rozet alabilir, ancak işçilerin birbirlerini imzalayabileceklerini veya üçüncü tarafların kayıp kartlarla giriş yapabileceklerini unutmayın. PIN'ler kaybolacakları veya yanlış yerleştirilemeyecekleri için biraz daha güvenlidir. Yüksek güvenlik gerekiyorsa, parmak izi veya yüz tanıma girişleri olan bir sistem edinin.
3.
Raporlama gereksinimlerinizi tanımlayın. Kullanabileceğiniz verileri üretmek için sistemin zamanları işlemesini sağlayın. Veri formatları, veritabanı uyumluluğu ve dosya formatları hakkında sorular sorun ve bunları mevcut bordro ve fatura uygulamalarınızla kontrol edin.
Satın Alma ve Kurulum
1.
Bölüm 1'de tanımladığınız özelliklere sahip sistemler sunabilecek en az üç tedarikçiyi tanımlayın. Onlardan teklif sunmalarını isteyin.
2.
Teklifleri Bölüm 1'de tanımladığınız temel gereklilikler açısından değerlendirin. Bir tedarikçinin sistemi temel gerekliliklerden bazılarına sahip değilse, gerekli özellikleri eklemesini isteyin veya ek bir tedarikçiden bir teklif isteyin.
3.
Tedarikçi fiyatını en az üç tedarikçiden değerlendirin ve en düşük teklifçiden satın alın. Gereksinimlerinizi karşılayan daha az teklifiniz olduğu anlamına gelen özel gereksinimleriniz varsa, nitelikli teklif sahibinin fiyatının, daha yüksek olsa bile diğerlerinin fiyatlarına göre makul olduğundan emin olun.
4.
Seçilen sistemi satın alın ve tedarikçinin kurmasını ve yazılımı kurmasını sağlayın. Yeni sistemde uygulamalı deneyim elde etmek için çalışanlarla tedarikçi ekibiyle birlikte çalışmak üzere görevlendirin.
Eğitim ve Kullanım
1.
Bir tedarikçi temsilcisine çalışanlara yeni sistemin nasıl kullanılacağını göstermesini sağlayın. Tedarikçinin kullanım kılavuzları sağladığından emin olun.
2.
Sistemin çalıştığından emin olmak için, tam bir oturum açma, oturum kapatma, veri işleme, bordro vb. İçeren bir test yapın.
3.
Destek için sorumluluk verin ve canlı işlemleri başlatın. İlk birkaç işlem döngüsü için verilere ve verilere yakından bakın ve herhangi bir sorun belirtisi olup olmadığına bakın. Yeni sistemi temel alan maaş bordrosu veya fatura müşterilerini çalıştırmadan önce çıktıyı ve raporlamayı kontrol edin.
Bahşiş
- Sisteminizi, tedarikçinin standartlarına mümkün olduğunca yakın tutun. Özelleştirme pahalıdır ve bir başarısızlık kaynağıdır.
Uyarı
- Gelecekte şirketler daha fazla güvenceye ihtiyaç duyacaklar. Şüphe durumunda, daha az değil, daha fazla güvenlik satın alın.