İş Mesajı Becerileri Nasıl Geliştirilir

Yazılı kelime doğru kullanıldığında güçlü bir araçtır. Yanlış kullanıldığında yanlış anlaşılmalara, doğru görevin yapılmamasına ve bazı durumlarda işyerinde kaosa yol açabilir. İş mesajı becerilerinin nasıl geliştirileceğini öğrenmek, çalışanlar kadar yöneticiler için de hayati bir görevdir. Bir iş mesajını nasıl formüle edeceğinizi ve noktanızı yazılı kelimeyle doğru olarak nasıl anlatacağınızı anlamak gerekir.

1.

Mesajınız için doğru stili seçin. İş mesajınız gayri resmi mi yoksa resmi mi? Yaklaşan bir etkinlik hakkında iş arkadaşlarına verilen basit ve resmi olmayan bir mesaj, bir şirket politika değişikliğini veya diğer önemli bilgileri açıklayan bir mesajdan tamamen farklı bir şekilde ele alınmalıdır. Gönderdiğiniz iletinin türü, gönderdiğiniz iletinin biçimini ve verdiğiniz bilgileri vermek için kullandığınız dili belirler.

2.

Mesajı yazmadan önce yapmanız gereken noktaları ana hatlarıyla belirtin. Hatta gayri resmi mesajların bile, tüm puanlarınızı karşınıza aldığınızdan emin olmak için bir yapıya ihtiyacı var. Bir şirket etkinliğinin yaşanacağı veya bir politikanın yürürlüğe gireceği zaman gibi önemli bir noktayı eklemeyi unutmaktan daha utanç verici bir şey yoktur. İlkini açıklığa kavuşturmak için ikinci bir mesaj göndermek zorunda değilsiniz. Bundan kaçınmak için, kitlenize mesajınızda söylemeniz gereken her şeyin bir özetini oluşturun. Bunları önem sırasına göre sıralayın, en önemli noktalar mesajın başında olacak.

3.

Kitlenizi hatırlayın. Aşırı resmi veya havasız tonlar okuyucularınızı kapatabilir ve önemli olabilecek mesajınızı bile tamamlayamayabilir. Mesajınız için doğru dengeyi ve tonu bulmak önemlidir. Aşırı noktalama işaretlerinden kaçının ve notunuzdaki izleyicilerinizle "konuşun". Şahsen birisiyle sohbet sırasında bir şey söylemezseniz, onu da yazmamalısınız. Basit dil, iş mesajları için idealdir. Ayrıca, okuyucularla konuştuğunuzu unutmayın, onlarla değil.

4.

Mesajınızı tam olarak yazın. Aşırı uzun bir çalışma mesajı göz ardı edilebilir. Bu, özellikle ilgi alanlarının birinci sınıf olduğu ve birçok şeyin devam ettiği işyerinde geçerlidir. Anahatınızı gözden geçirin ve neye dikkat etmeniz gerektiğini açıkça yazın. Konunuzla ilgili özel bir bilgi yoksa, mektubunuza yazılmamalıdır.

5.

İletinizi göndermeden önce onaylayın ve düzenleyin. Dilbilgisi ve yazım hataları düzeltilmelidir. “Orada / Onların” veya “Onun” gibi yanlış yazımları kaçırabilecek yazım denetimine güvenmeyin. Mesajınızın bir kopyasını yazdırın ve kendiniz yüksek sesle okuyun. Bu, mesajın dilinin çok katı mı yoksa stilli mi, yoksa aşina mı olduğunu tespit etmenin yanı sıra, hataları yakalamanıza yardımcı olacaktır.