Toplantılarda Görüşme Nasıl Artırılır?
Etkili toplantılar, katılan herkesin katılımını içerir, ancak katılımcıların konuşmalarını ve fikirlerini paylaşmalarını sağlamak, her bir kişinin duyma şansını sağlayan kapsayıcı yaklaşımlar gerektirir. Konforlu bir toplantı düzenleyicisi, katılımcıların katılımını kolaylaştırır, oturum başlamadan önce tohumları ekmeye başlar, katılımcılar arasında gündelik etkileşimi teşvik ederek ve gündemi önceden dağıtarak da tohumların ekimine başlar. Usta bir toplantı kolaylaştırıcı kullanarak da bu süreçte yardımcı olabilir.
Toplantı Öncesi Mingle
Toplantı başlamadan birkaç dakika önce katılımcılara tanışıp birbirlerini selamlama fırsatı sunarak toplantıdaki buzu kırabilirsiniz. Örneğin, toplantıya giden 15 ila 30 dakika içinde kontinental kahvaltı veya öğleden sonra atıştırmalıkları sağlayın. Katılımcılar erken gelmeyi, oturmayı, bir fincan kahve içmeyi ve diğer toplantı katılımcılarıyla sohbet etmeyi seçebilirler. Bu, toplantı başladığında görüşmeyi teşvik eden toplantı müdavimlerinin birbirleriyle daha rahat hissetmelerini sağlayabilir.
Toplantı Büyüklüğü
Genel bir bilgilendirme toplantısı veya personel çapında bir program yürütmüyorsanız, insanların düzinelerce başka sesle mücadele etmeden kolayca konuşabilmesi ve etkileşime geçebilmesi için toplantıların boyutu sınırlandırılmalıdır. Departman veya projeye özgü toplantılar düzenleyin ve yalnızca tartışılan her şeye doğrudan dahil olanları dahil edin. Bu yaklaşım, girdiyi teşvik etmenin yanı sıra toplantı süresi boyunca kontrolü korumanıza izin verecektir.
Detaylı Gündem
Organizatör, kapsamlı bir gündem oluşturup dağıtırsa, toplantılar genellikle daha verimli bir şekilde yapılır. Bu, toplantı katılımcılarının tartışılacak konuların önizlemesini almalarını ve toplantı sırasında ortaya koymak istedikleri noktalar hakkında not almalarını sağlar. Gündemi izleyen bir toplantı moderatörüne ek olarak, özet, mevcut olan her kişinin konuşması için bir fırsat içermelidir. Bu bir departman raporu veya proje güncellemesi vermeyi içerebilir.
Toplantı Kolaylaştırıcısı
Etkili bir toplantı yöneticisi tüm toplantı katılımcılarını meşgul etmeye çalışmalıdır. Bu, beyin fırtınası yaparak, masanın etrafından dolaşarak ve belirli, açık uçlu bir soruya cevap vermeyi isteyerek veya insanları çağırıp fikirlerini sorarak yapılabilir. Kolaylaştırıcı, ayrıca, ağır konuşmacılara katılarak ve diğerlerinden tartışmayı teşvik ederek hiçbir katılımcının toplantı sohbetine hükmetmemesini sağlamalıdır. Moderatör ayrıca, zemini belirli bir konu hakkında tartışmaya açmak veya bir soru-cevap oturumu yapmak için gündeme getirebilir.