Bir S Şirketi İçin Toplantı Tutanakları Nasıl Korunur?

Toplantı tutanakları, belirli bir toplantıda neyin başarıldığının resmi bir kaydıdır. Bir toplantıda söylenenleri yansıtan bir kaset kaydının aksine, tutanakların yalnızca bir toplantıda yapılanları kaydetmesi amaçlanmıştır. Bir S şirketi işletiyorsanız, toplantı tutanaklarını tutmak için yasalar gereği yoktur. Ancak, şirketinizin şirket hedeflerine ulaşma yönündeki ilerlemesini kaydetmek için iyi bir yol olabilir. Tutanaklar ayrıca bir dava ya da vergi denetimi durumunda kurumsal faaliyetlerin yasal kaydı olarak da yararlı olabilir.

1.

Toplantı gündeminin bir kopyasını önceden alın. Gündemi önceden almak, toplantının akışını ve yapısını anlamanıza olanak tanır ve doğru notlar almak için sizi daha iyi bir konuma sokar.

2.

Toplantının idari gerçeklerini not edin. Toplantının gerçek tutanaklarına bir giriş olarak, standart parlamento prosedürü, toplantıyla ilgili bazı gerçeklerin gösterilmesini gerektirir. Kuruluşun adını, toplantı saatini ve yerini ve toplantının düzenli mi yoksa özel mi olduğunu belirtin. Tutanaklar ayrıca mevcut kişilerin isimlerini de içermelidir, özellikle tutanakların başkanı ve bekçisi. Bir S şirketi için, tutanağın başkanı ve bekçisinin aynı olması mümkündür, çünkü S şirketleri genellikle çok büyük değildir.

3.

Toplantı gündemine göre tutanaklarınız için bir taslak oluşturun. S şirketiniz için sakladığınız dakikalar toplantı gündemini takip etmelidir, bu nedenle her gündem maddesi için bir mermi noktası oluşturun ve ardından gerçek dakikaları yazabileceğiniz bir boşluk bırakın.

4.

Önceki toplantının tutanaklarında yapılan eylemleri kaydedin. Düzenli bir toplantıda ilk iş kurslarından biri önceki toplantı tutanağının onaylanması ya da değiştirilmesidir.

5.

Her hareketi ve yapılan işlemleri kaydedin. Toplantıda harekete geçen birinin adı, onay veya reddetme gibi hareketin sonucuyla birlikte kaydedilmelidir. Oylama varsa oyların sayısı da dahil edilmelidir.

6.

Toplantıda verilen bildirimleri listeleyin.

7.

Sipariş ve temyiz kayıtlarını kaydedin. Bir düzenlenme noktası, parlamento prosedürü kurallarında olası bir kesintinin yol açtığı bir toplantı gündeminde duraklamadır. Genelde, toplantı başkanına herhangi bir sipariş veya temyiz noktasını çözmek için çağrılır. Toplantı başkanı herhangi bir karar için sebep verirse, bildirilmesi gerekir.

8.

Toplantı sırasında verilen raporları tutanağa ekleyin. Rapor eklenmişse dakikalar içinde not alın.

9.

Toplantının erteleme zamanını not edin.

10.

Resmi onay için tutanaklarını gönder. Genelde tutanaklar aşağıdaki düzenli toplantıda onaylanır.

11.

Resmi olarak onaylanan tutanakların bir kopyasını şirket dosyasına koyun.

Tavsiye