Bir İşletme Çalışan Kayıtlarını Ne Kadar Sürede Tutuyor?

Çalışanlarla birlikte bir işletme sahibi olduğunuzda ve yönettiğinizde, çalışan kayıtları ve personel dosyalarını oluşturup saklamanız gerekir. Çalışanlar gelip gidebileceklerinden, çalışan kayıtlarına ne kadar dayanmanız gerektiğini merak edebilirsiniz. İç Gelir Servisi (IRS), maaş bordrosu gibi çalışan vergileriyle ilgili kayıtlara ağırlık verir, ancak diğer kayıtlar çalışanlar için ne tür kayıtlara sahip olduğunuza bağlıdır.

Maaş bordrosu

IRS, siz ve çalışanınız artık bu vergi yılı için değişiklik yapamayana kadar vergi stopajı gibi bordro kayıtlarını tutmanızı önerir. İstihdam kayıtları söz konusu olduğunda, IRS kuralları, kayıtları ya da vergiyi ödedikten sonra en az dört yıl sakladığını söylüyor; Küçük işletme uzmanı Rieva Lesonsky, istihdam kayıtlarınızı en az iki yıl ve yedi yıla kadar saklamanızı önerir. Çoğu devletin eski çalışanlar tarafından dava açma davalarında iki yıllık bir zamanaşımı yasası bulunduğunu, bu nedenle elinizde belgeler bulunduğundan emin olmak istediğinizi söylüyor. Lesonsky, denetim amacıyla, kayıtları yedi yıl süreyle sakladığınızı, evrakları kronolojik olarak dosyaladığınızı ve yedi yıl dolduğunda belgeleri hızlı ve kolay bir şekilde parçalayabileceğinizi veya elden çıkarabileceğinizi söylüyor.

Çalışan Sözleşmeleri

Çalışanlarınızla iş sözleşmeniz varsa, bu sözleşmeleri en az 10 yıl sürdürmelisiniz. Financial Web’e göre, yasal bir sorun çıkması durumunda, “ihtiyat tarafında” dırmalı ve çalışan kayıtlarını, ihtiyaç duyduğunuzdan daha uzun bir süre boyunca saklamalısınız.

ADA ve 1964 İnsan Hakları Yasası

Engelli Amerikalılar Yasası (ADA) ve 1964 İnsan Hakları Yasası, bir çalışanın şirketten ayrılmasından sonra en az bir yıl boyunca çalışan kayıtlarını tutmanızı gerektirir. Bu sadece 15 veya daha fazla çalışanı olan işletmeler için geçerlidir.

ADEA

İstihdam Yasasında Yaş Ayrımcılığı Yasası (ADEA), 20 veya daha fazla çalışanı olan işverenleri etkilemektedir. Bu yasa ayrıca, çalışanın işten ayrılmasından sonra en az bir yıl boyunca çalışan kayıtlarının tutulması gerektiğini belirtir.

Aile Hekimliği İzin Yasası (FMLA)

Aile Hekimliği İzin Yasası işverenlerin çalışanlar için tutması gereken tıbbi evrak işlerini yönetir. Bir çalışan FMLA'nın altına düşen tıbbi bir sebepten dolayı şirketten ayrıldığında, bir işveren, çalışanı şirketten ayrıldıktan sonra en az üç yıl boyunca saklamalıdır.

Alacaklar ve Davalar

Finansal Web uzmanları, bir çalışanın işçi tazminat talebinde bulunması durumunda, bu kayıtları süresiz olarak saklamanız gerektiğini söylüyor. Halihazırda veya eski bir çalışanla dava açtıysanız, davaya ilişkin kayıtları süresiz olarak tutmalısınız.