İşyerinde Birden Çok Proje ve Son Başvuru Tarihi Nasıl Yönetilir

Birden fazla proje ve son teslim tarihini yönetmek, işyerindeki proje yöneticileri için, kısmen kurumsal kaynak kısıtlamaları ve kısmen de kurumsal verimliliği artırma çabaları nedeniyle yeni bir norm haline geldi. Genellikle, bu tür çabalar proje yöneticilerinin evrakta boğulmalarına, önemli zamanlarını ve enerjilerini atmalarına neden olabilir.

Rahatlayın, Organize Edin ve Önceliklendirin

Binanızdaki yangın gibi stresli bir durumla karşılaştığınızda yapmanız gereken ilk şey nedir? Sakin ol Yüksek bir endişe ve stres halindeyken, sakin ve formda kalmak, açıkça düşünmenize ve serin kalmanıza yardımcı olur. Sonuç olarak, birden fazla aktivite ve son teslim tarihlerinde hokkabazlık yaparken yapabileceğiniz en önemli şeylerden biri derin bir nefes almak ve yeniden kalibre etmektir.

Bir sonraki adım çalışmanızı organize etmek ve önceliklendirmektir. Bu, “büyük resim” olarak düşünmenizi sağlayarak reaktif olmak yerine proaktif olmanızı gerektirir, böylece görevli olduğunuz tüm görevlerin ve son teslim tarihlerinin farkında olursunuz. Önemli olan, tüm projeleri masaya yerleştirmeniz ve sıkışma sürelerini - veya yüksek talep ve baskı ve teslim edilebilirlik dönemlerini - not etmenizdir.

Projelerinizi görev, zaman çizelgesi ve crunch zamanına göre önceliklendirin. Sıkı zaman çizelgeleri ve geri dönüş zamanları olan projeler öncelikli olurken, daha uzun zaman çizelgeleri olanların arka koltukta oturması gerekir. Bir proje içindeki hangi belirli faaliyetlerin öncelikli olacağını tanımladığınızdan emin olun ve varsa ilerlemenizi ekip üyelerinizle paylaşın.

Odaklanmış Kal

Her yaklaşan görev bölünmemiş dikkatinizi çekmelidir. Her ne kadar çoklu görev yararlı görünse de, bir sonraki göreve geçmeden önce farklı projeler üzerinde aynı anda çalışma veya bitmemiş bir işi bırakma dürtüsüne karşı koy. Araştırmalar, dikkat artıklarının - ya da gelecekte devam etmeyi planladığınız önceki bir projenin ya da görevin düşüncelerinin - dikkatin azaldığını ve performansı azalttığını gösteriyor. Sıkı bir geri dönüşünüz varsa ve çoklu görev yapmaktan başka seçeneğiniz yoksa, ekip üyelerine veya iş arkadaşlarına katılıp katılamayacağınızı sorun. Her şeyden önce, enerjinizi bir seferde bir göreve odakladığınızdan emin olun.

Proje Yönetim Araçları ve Kaynaklarından yararlanın

Nereden başlayacağınızı bilmiyor musunuz? Neyse ki, orada bir takım proje yönetim araçları ve kaynakları var. Örneğin, Proje Yönetimi Enstitüsü'nün takipte kalmanıza yardımcı olacak şablonları, ayrıca proje planları ve kontrol listeleri vardır. Daha önemli araçlar arıyorsanız, Trello, Quire, Smartsheet ve Asana gibi proje yönetimi yazılımı, birden fazla projeyi ve proje teslimatlarını izlemenize yardımcı olabilir. Bir dizi işletme, çalışanlarının birden fazla proje ve son teslim tarihlerini yönetmelerine yardımcı olmak için bu araçları ve diğerlerini kullanıyor.