PMO'nun Portföy Yönetimindeki Önemi

Proje, belirli bir süre içinde yeni bir ürün, altyapı, hizmet veya sonuç oluşturmak için tasarlanmış bir görevler topluluğudur. Bir proje portföyü bir projeler topluluğudur. Bir şirketin birkaç proje teknoloji portföyü, kalite kontrol ve insan kaynakları projeleri olabilir. Proje portföy yönetimi, proje portföylerinin merkezi yönetimi ve proje veya portföy yönetim ofisinin (PMO) sorumluluğudur.

Temel bilgiler: Yapı

PMO yapısı şirketin büyüklüğüne ve devam eden projelerin sayısına bağlıdır. Örneğin, büyük bir kamu sektörü kuruluşunda düzinelerce çalışanla çalışan birkaç PMO bulunabilirken, küçük bir işletme çoğunlukla yarı zamanlı personelden oluşan gayri resmi bir PMO yapısına sahip olabilir. PMO yöneticisi genellikle baş işletme görevlisi gibi üst yönetime rapor verir. PMO personeli, portföy yöneticileri, proje yöneticileri ve proje analistlerini, idari personel ile birlikte içerebilir.

Koordinasyon

PMO genellikle bir şirketin projeleri için merkezi koordinasyon ofisidir. Tüm şirket üzerindeki etkilerini değerlendirdikten sonra kaynak tahsisi kararlarını verir. Örneğin, her ikisinin de zamanında olmasını sağlamak için kaynakları iki proje arasında taşıyabilir. Benzer şekilde, zamanında proje tamamlanmasını sağlamak için kaynakları kısıtlı projeler arasında ekipman veya fon taşıyabilir.

uygulama

PMO'lar, genellikle uygulanabilir projeler listesiyle başlayan portföy uygulama sürecinde önemli bir rol oynamaktadır. PMO analistleri, bu listeyi en fazla getiriyi üreten bir veya iki projeye indirgemek için maliyet / fayda analizini kullanabilir. Maliyet / fayda analizi, bir projeye girişmenin net maliyetini veya faydasını belirler. Bir sonraki adım, mevcut projeleri yönetmek için elinizde yeterli sermaye ve insan kaynağı olup olmadığını belirlemektir.

Projeler arasında kaynak tahsis edilmesine ek olarak, PMO'lar kritik projelerde iç danışmanlar ve mentorlar olarak görev yapmak için deneyimli proje yöneticileri borç verebilir. Sorunlara yeni bir bakış açısı getirebilir ve bu sorunları çözmek için proje ekibiyle birlikte çalışabilirler.

Sorunlar

PMO'lar proje başarısını garanti etmiyor. Örneğin, müşteri talep ettiği son dakika değişiklikleri nedeniyle veya ürün testi büyük bir yeniden tasarım gerektiren bir kalite sorununu çözerse bir proje programın gerisinde kalabilir. PMO'lar maliyet merkezleridir, yani para kazanmazlar. Bu nedenle, yönetim desteğini sürdürmek için devam eden projelere maliyetleri kontrol etmek ve değer katmak zorundalar. Başarılı bir PMO destekleyici, müdahaleci değil. Kurum kültürüne uyuyor ve proje personeli için bilgili bir kaynak olarak hizmet ediyor.

Tavsiye