İç Kontrol Kılavuzları

Güçlü iç kontroller, küçük bir işletmenin fiziksel ve finansal kaynaklarını korumada sahip olduğu en iyi savunmadır. İç kontrol kuralları, bir dizi beklenti ve risk yönetimi prosedürü, kontrolü uygulamak ve sürdürmek için kullanılan mekanizmalardır. İşletme türü ve özel işletme işlevleri nihayetinde işletme için en uygun kontrol düzeyini ve türlerini belirlese de, herhangi bir küçük işletme sahibi, iç kontrol en iyi uygulama kurallarını gözden geçirmekten yararlanabilir.

Risk tanımı

İç kontroller, nakit taşıma, bordro kaydı veya sabit varlık yönetimi ile ilgili olanlar gibi bir işletme fonksiyonundaki belirli riskleri ele almalıdır. Örneğin, nakit kullanımıyla ilgili iki risk, nakit makbuzlarını yanlış kaydetme ve kaybedilen ya da çalınan nakit paradır; maaş bordrosu için ortak olan riskler, hayali çalışanların yaratılmasını, fazla ödemeleri ve izin vermeyi, ancak tatilleri veya kişisel izinlerini kaydetmeyi başaramamayı içerir. Her bir ana iş fonksiyonunu ve her birinin içerdiği riskleri belirlemek, uygun iç kontroller oluşturmanın ilk adımıdır.

Genel kurallar

İç kontrol, uygun yetkilendirme, görevlerin ayrılması, dokümantasyon ve kayıt gereklilikleri ile hem rastgele hem de düzenli olarak yapılan iç denetimlerle sağlanır. Bu hedefleri her bir işletme fonksiyonunda belirlenen spesifik risklere uygulayın. Örneğin, nakit makbuzu ve nakit uzlaştırma görevlerini ayırarak, nakit para iadesi yapmak için bir denetleyiciden veya yöneticiden izin almak ve düzenli olarak bir vardiya sırasında kayıtları saymak için uygun belgeler talep ederek kayıp veya çalınan nakit risklerini azaltın. Bordro fonksiyonları ile, maaş bordrosu verileri girişi ve çek işleme görevlerini ayırın. Zaman çizelgesi bilgilerini, herhangi bir zaman aşımı isteği ile birlikte her çalışanın kaydına tarayın ve bordro çeklerinin yazdırılmasından önce yönetimsel izin gerektirir.

Fonksiyona Özel Kontroller

Bazı işletme fonksiyonları, her fonksiyonda açık olmayan risklerle ilgili özel kontroller gerektirir. Örneğin, fonksiyona özel nakit kontrolleri, önceden numaralandırılmış makbuzların ve banka teminat fişlerinin kullanımını içerebilir. Bir depozitonun 500 $ 'dan fazla olduğu günlerde veya tutardan bağımsız olarak günlük olarak, banka mevduatı sıklığını belirten bir politika da düşünülebilir. Alacak ve ödenecek hesaplar aylık yaşlanma raporu gerektirebilir. Mobilya, bilgisayar ve ofis ekipmanı gibi sabit varlıklar etiketlenebilir ve yer belirtildi ve bir sabit varlık envanter listesine eklendi.

İç Denetim Kontrolleri

Her ne kadar küçük bir işletme yıllık bir dış denetim gereksinimine sahip olmasa da, tam bir yarı yıllık veya yıllık iç denetim en iyi uygulama rehberidir. İç denetim bir dizi önemli fonksiyona hizmet eder. Yalnızca bir iç denetim ekibi - genellikle işletme sahibi veya departman yöneticisinden ve tarafsız bir partiden oluşur - çalışanların iç kontrol prosedürlerine ne kadar iyi uyup uymadığını ve aynı zamanda değişikliklerin güçlendirilmesi veya artırılarak kontrol edilmesi gereken alanları belirleyebilir. kontrol sayısı. En önemli işlev, dolandırıcılık, israf veya işletme kaynaklarının kötüye kullanılması durumlarını ortaya çıkarmaktır.