İnsan Kaynaklarının İç Kontrol Prosedürleri
İnsan kaynakları departmanları işyeri politika ve prosedürlerini yorumlar, uygular ve iletir. Bu kurallar federal, eyalet ve şirket düzeyinde meydana gelir ve doğası gereği oldukça karmaşık hale gelir. İK politikalarınız için iç kontroller kurarak, küçük işletmelerinizin yasal gereklilikleri yerine getirirken misyonunu yerine getirmelerine yardımcı olursunuz.
kurallar
Bazı işyeri politikaları herkese uygulanır, bazıları ise belirli işverenlere özgüdür. Politikalar işyeri posterleri, ücretleri ve saatleri, personel dosyaları, iş tanımları, çalışan el kitabı, ayrımcılık ve taciz, gizlilik, sağlık ve refah planları, işe alım, kayıt tutma, devam, çalışanların şikayeti, sağlık ve güvenlik, çalışanların davranışları ve performansı ile ilgili olabilir. değerlendirmeler. Bazı prosedürler mal sahipleri, bazıları yöneticiler ve diğerleri tüm çalışanlar için geçerli olabilir. Örneğin, işverenler, çalışanların görmesi için iş yerinin posterlerini işin göze çarpan alanlarına yerleştirmeli, çalışanlar davranış kurallarına uymalı ve yöneticiler ve denetçiler gerektiğinde gizliliği sağlamalıdır.
uygulama
İç kontrolleri doğru şekilde uygulamak için, küçük işletmeniz için hangi kuralların geçerli olduğunu bulmanız ve bunları buna göre belirlemeniz gerekir. Her politikanın kendine ait kontrolleri olmalıdır. Örneğin, işyeri davranışına ilişkin politikalar, işyerinde kabul edilebilir ve kabul edilemez davranışlara, politikanın uyguladığı kurallara ve kurallara uymamaya ilişkin disiplin önlemlerine yönelik olmalıdır. Bazı iç kontrollerin, ayrımcılık, ücretler ve saatler uygulamaları gibi oldukça esnek olduğunu fark edebilirsiniz; bunlar kanunla değişme eğilimindedir. Diğerleri, tatil ve hasta izin süresi ile ilgili prosedürler gibi daha yumuşaktır. Yine de, esnek politikaların bile bir tür yasal eki olabilir. Örneğin, bir işçinin zaman tutma kurallarına uymadığı için disipline etme hakkına sahip olsanız da, maaş çekini bu nedenle alıkoyamazsınız.
Çalışan İletişimi
İç kontroller oluştururken, yöneticilerden ve çalışanlardan girdi alın. Denetim otoriteleri, bölümlerinin sorunsuz çalışması için hangi politikaların gerekli olduğunu size söyleyebilir. Çalışan anketleri ile hangi iç kontrollerin çalıştığını ve hangilerinin değiştirilmesi gerektiğini belirleyebilirsiniz. Politikaları ve prosedürleri çalışanlarınıza iletmek için, söz konusu politika için en etkili yöntemi kullanın. Yöntemler, e-postaları, kısa toplantıları, çalıştayları, notları ve bülten panolarını içerir.
Bakım
İç kontrollerinizi değerlendirirken kullanmak için genel bir anket veya kontrol listesi geliştirin. Periyodik dahili denetimler yaparak, iç kontrol sisteminizdeki delikleri tespit edebilir ve problem çıkmadan düzeltebilirsiniz. Kontrol listeniz, yönetimin çalışan izin bakiyelerini uygun şekilde izlemesi ve ilgili politikaları çalışanlarına iletmesi gibi konuları ele almalıdır. Diğer meseleler zaman işleyiş prosedürlerini, personel dosya yönetimini ve izinsiz sistem erişimini önlemek için çalışan güvenlik önlemlerini izleyen çalışanlarla ilgili olabilir. Kontrol listesi, Adil Çalışma Standartları Yasası uyarınca çalışanların sınıflandırılması ve İnsan kaynakları bilgisayar sisteminizin idaresi ve bakımı gibi İK'ya özel konuları içermelidir.
hususlar
İç kontrolleri uygulamak için yerinde insan kaynakları personeliniz yoksa, politika ve prosedürlerinizi hazırlamanıza ve sürdürmenize yardımcı olmak için yasal tavsiye alın veya bir İK danışmanlık firması kiralayın.