Faturalandırma, Banka Uzlaştırması ve Görevlerin Ayrılması
Bir işletme tazminat almadan önce mal veya hizmet sağladığında, müşterilerine faturalarını göndermek ve onlardan ödeme almak zorundadır. Ayrıca, bu ödemeleri bir genel muhasebe defterine kaydetmeli ve şirket banka hesabına yatırmalıdır. Hataları ve sahtekarlığı önlemek için çoğu şirket bu görevleri birden fazla çalışana atar.
Faturalama Hakkında
Bir çalışan faturalamada çalıştığında, müşterilere fatura göndermeyi, ödemeleri almayı ve bunları şirketin borç ve alacaklarının ana listesi olan şirketin genel defterine kaydetmeyi içerebilir. Bir çalışan faturalandırmada hata yaparsa, şirket yanlış ödemelerden para kaybedebilir veya genel müdürü banka hesap özetleriyle eşleşmeyen bir bakiyeyi yansıtabilir.
Banka Uzlaşması Hakkında
Banka mutabakatında çalışan işçiler genel olarak şirketin genel defterini banka beyannameleriyle karşılaştırmaktan sorumludur. Kayıtlar eşleşmezse, çalışan tutarsızlığın kaynağını tanımlamalıdır. Çoğu şirketin genel defterleri her ay birçok işlem içerdiğinden, banka mutabakatı zaman alıcı ve sıkıcı olabilir. Banka mutabakatındaki yanlışlıklar veya ihmal, genel muhasebe defterinde keşfedilmemiş tutarsızlıklara neden olabilir.
Görevlerinin ayrılması
Faturalama ve banka mutabakatıyla ilgili sorunları önlemek için şirketler iki görevi tamamlamak için genellikle farklı çalışanlara ihtiyaç duyarlar. Aynı çalışan her iki görevi de yerine getirirse, istenmeyen hataların ortaya çıkması daha olasıdır. Aynı çalışanın hem faturalandırmayı hem de banka mutabakatını tamamlamasına izin vermek dolandırıcılık veya zimmete geçirme potansiyelini de artırır. Her iki sisteme de erişim sağlandığında, sahtekarlık yapan bir çalışan müşterilerden gelen parayı tutabilir ve genel muhasebe hesaplarını banka hesap özetleriyle eşleştirebilir.
hususlar
Eğer bir işletme küçükse ve sadece sınırlı sayıda çalışanı varsa, görev ayrılması mümkün olmayabilir. Bir çalışanın hem faturalandırmaya hem de banka mutabakatına erişmesi gereken durumlarda sorunları önlemek için işletmeler, doğruluk sağlamak için hesapların periyodik denetimlerini yapabilir. İşletmeler ayrıca, işe alınmadan önce sorgulanabilir davranış geçmişi olmadığını doğrulamak için çalışanları işe almadan önce arka plan kontrolleri yapabilir.