ISO 9001 Satın Alma İşlemleri
ISO 9001 uyarınca satın alma prosedürleri, satın alınan malzemelerin alıcının ve son müşterinin gereksinimlerini karşılamasını sağlar. Şirketler, ürün ve hizmetleriyle ilgili sorunları en aza indirmek için satın almalarına ISO 9001'i uygular. Küçük işletmeler satın alma programlarına ISO 9001 ilkelerini uygulayarak israfı azaltabilir ve müşteri hizmetlerini iyileştirebilirler. Sürekli uygulandığında, ISO 9001 standartlarına göre satın alma, şirket operasyonlarında sürekli iyileşme ile sonuçlanmalıdır.
organizasyon
Herhangi bir kalite güvence sürecinin ilk adımı, iş tanımlarını kullanarak görev ve sorumlulukları atamak için şirket organizasyon şemasını kullanmaktır. ISO 9001, şirketlerin özellikle üst düzey bir şirket yöneticisine doğrudan raporlama yolu olan kalite güvencesinden sorumlu bir kişiyi atamasını gerektirir. Bu çalışan kalite konularından sorumludur ve kaliteyi etkileyen diğer fonksiyonları koordine eder. Teknik şartnameler, maliyet yetkileri, satınalma siparişlerinin verilmesi ve alınan malzemelerin doğrulanmasından sorumlu olan satın alma prosedürleri detayı.
belgeleme
Satın alma prosedürleri, satın alınan malzemenin teknik şartnameye ve bütçelenmiş maliyete karşılık gelmesini sağlayan belgeleri gerektirir. Prosedürler tipik olarak, satınalma siparişinin teknik şartnamenin ilgili kısımlarına geri döndüğünü belirtir ve alıcının sipariş vermeden önce mevcut tahminleri kontrol etmesini ve tutarların bütçe dahilinde olduğundan emin olmasını ister. ISO 9001'e uygun satın alma prosedürleri ayrıca şirketin yalnızca satınalma siparişindeki ürünler için nitelikli tedarikçilerden satın alabileceğini belirtir.
Tedarikçi Kalifikasyonu
Yalnızca nitelikli tedarikçilerden satın almak için ISO 9001, şirketlerin düzenli olarak satın aldıkları her ürün için onaylı tedarikçilerin listesini tuttuğunu belirtir. Şirket bu tedarikçileri kalite güvence standartlarına uygunluk açısından denetlemelidir. Özel siparişler için, şirket potansiyel tedarikçileri tespit etmeli ve kalifiye olup olmadıklarını öğrenmek için onları denetlemelidir.
Bir tedarikçiyi denetlemek için bir şirket, bir tedarikçinin gerekli kalite standartlarına uyduğuna dair üçüncü taraf sertifikasyonuna güvenebilir. Bu durumda, denetim sertifikasyonun onaylanmasından ibarettir. Sertifikalı olmayan tedarikçiler için, bir tedarikçi tedarikçinin sertifikalandırılmasını talep edebilir. Alternatif olarak, şirket bir tedarikçinin istenen kalite standartlarına uyup uymadığını belirlemek için kendi denetimini yapabilir. Satın alma prosedürleri, nitelikli tedarikçilerin bir listesini tutmaktan kimin sorumlu olduğunu ve tedarikçilerin nasıl kalifiye olabileceğini belirtmelidir.
Malzeme Muayene
Şirket satın aldığı malzemeyi aldıktan sonra, tedarikin satınalma siparişine uygun olduğunu doğrulamalıdır. Satın alma prosedürleri, doğrulamanın yapılmasından ve yerine getirilmesi gereken görevlerden kim sorumludur. Tipik olarak, ISO 9001 uyarınca satın alma prosedürleri, malzemenin satınalma siparişinde belirtildiği gibi teknik şartnamelere uygun olduğunu doğrulamayı gerektirir.
Uygun Olmayan Öğeler
Bazen kalifiye tedarikçiler bile yanlış malzeme veya kusurlu malzeme gönderir. Materyal muayenesi bu sorunları tespit eder ve bunlara karşılık gelen raporları yayınlar. ISO 9001 uyarınca, bu tür raporlar uygun olmayan öğeleri listeler ve bunlarda neyin yanlış olduğunu detaylandırır. Şirket tedarikçiyi bilgilendirir. Tedarikçi, genellikle malzemeyi değiştirerek veya eksiklik önemli değilse, küçük değişiklikler yaparak sorunu çözmelidir. Satın alma prosedürleri, uygun olmayan ürün sorunlarının nasıl çözülmesi gerektiğini detaylandırmaktadır.
Düzeltici eylem
Bir şirket uygun olmayan bir öğe raporu yayınladığında, rapor, tedarikçinin gerçekleştirmesi gereken düzeltici eylemi belirleyebilir veya sorunu düzeltmek için harekete geçmesi için tedarikçiye bırakabilir. Satın alma prosedürleri, tedarikçinin ne zaman belirli bir düzeltici önlemi alması gerektiğini belirtmelidir - örneğin ciddi hatalar durumunda malzemeyi değiştirin. Diğer durumlarda, satın alma prosedürleri, tedarikçi eyleminin kabul edilebilir bir malzemeyle sonuçlanıp sonuçlanmadığını görmek için tedarikçi düzeltici faaliyetin (gelen malzeme doğrulamasının tekrar yapılması gibi) bir değerlendirmesini belirleyebilir.
Sürekli gelişme
ISO9001 kalite standartlarını uygulamanın nedeni, kalite çıktısı ve müşteri memnuniyeti açısından şirket operasyonlarını iyileştirmektir. Satın alma prosedürlerinde, kaliteli malzeme girdilerinin sağlanması bu hedefe yardımcı olur. Bu gelişmeler prosedürler ve doğrulama ile ilgili sorunları gidermek için eksiklikler hakkında sürekli geri bildirim gerektirir. Uygun olmayan kalemlere ilişkin raporlar yalnızca maddi eksikliklerin çözümüne değil, aynı zamanda kusurlara yol açan uygulamaların düzeltilmesine de yol açmalıdır.
ISO 9001 uyarınca nitelikli tedarikçilerin böyle bir geri bildirime sahip olması gerekir. Ayrıca, tedarik edilen materyalle ilgili sorunları düzeltmek için uygulamalarını nasıl değiştirdiklerini gösterebilmelidirler. Satın alma prosedürleri, böyle bir işlemi, nitelendirme işleminin bir parçası olarak belirtmelidir. Sürekli iyileştirme geri besleme döngüsü, ISO 9001 uyarınca bir gerekliliktir.