İşletme Etkin Olmayan Dosyaları Nedir?

İşinize ilk başladığınızda, müşterileriniz, tedarikçileriniz ve ürünlerinizdeki dosyalarınız o kadar az olabilir ki, onları anında el altında tutabilir ve masanızda el altında tutabilirsiniz. Ancak şirketiniz büyüdükçe ve zaman geçtikçe evrak miktarı da artar. Bu artan sayıdaki kağıt kayıtlarını, sonunda boşluk kalmayacağınız dosya dolaplarında saklamanız gerekir. Mevcut verilerin kolayca erişilebilir ve kullanışlı olmasını sağlamak için eski bilgileri etkin olmayan dosyalara dönüştürün.

temeller

Etkin olmayan dosyalar, günlük işleri yürütmek için artık gerekli olmayan evrak ve diğer bilgilerden oluşur. Bu dosyalar, üç yıl önceki vergi formlarından, daha önce satmış olan ürünler için satın alma siparişlerinden veya sizden bir yıldan daha uzun süre önce satın alan müşterilerle ilgili bilgilerden oluşabilir. Vergi belgeleri gibi bazı durumlarda, kayıtları yasal amaçlar için saklamanız gerekir. Diğerleri, bir müşterinin iki yıl önce satın aldığı bir tarza bakmanızı istemesi gibi, referans için saklamak isteyebilirsiniz. Etkin ve etkin olmayan kayıtlar arasındaki ayırma çizgisi şirkete göre değişir ve sahip olduğunuz depolama alanı miktarına bağlı olabilir. Ancak yararlı bir kılavuz, bir yıl boyunca dokunulmamış kayıtları etkin olmayan dosyalara dönüştürmektir.

Transferler

Etkin dosyaları etkin olmayan dosyalara dönüştürmek için sistematik bir yöntem geliştirin. Bir yöntem, bunu yıl sonu prosedürlerinizin bir parçası haline getirmektir. Yılın son haftasında, dosyalarınızı gözden geçirin ve ofisinizdeki dosya dolaplarından kayıt alın. Bu eski evrakları, arka odada tuttuğunuz saklama kutularına aktarın. Etkin olmayan dosyalara erişmeniz gerekiyorsa, yine de kolayca yapabilirsiniz.

Kapsam dışı

Arka oda boşluğu bittiğinde, tesis dışında bir seçenek düşünmeniz gerekir. Bir olasılık, aylık olarak kiraladığınız ve paradan tasarruf edebileceğiniz ancak dosyalarınızı aşırı sıcaklığa maruz bırakan bir depolama dolabıdır. Daha güvenli bir seçenek, özellikle önemli kayıtlar için tasarlanmış iklim kontrollü bir tesistir. Bu daha pahalı olsa da, dosyalarınız aşırı sıcaklıklardan ve küf ve küf gibi biyolojik sorunlardan korunur.

Dijital olmak

Kağıtları birkaç ay veya yılda bir düzgünce saklamak için sadece hokkabazlık fikrinden hoşlanmıyorsanız, dosyalarınızı dijitalleştirmeyi düşünün. IRS bile makbuzların dijital versiyonlarını giderlerin kanıtı olarak kabul eder. Bu işlem, kayıtlarla dolu bir dolabı, manyetik depolama ortamına çok daha az yer kaplayan bit ve baytlara indirger. Elinizde çok daha fazla kayıt bulundurabilir ve bu bilgisayarlara sahip herhangi biri tarafından anında erişilebilir olmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca, etkin olmayan dosyalarınızı farklı konumlara veya site dışındaki sunuculara çoğaltabilirsiniz. Bir alandaki depolamayı yok edecek herhangi bir şey olursa, dosyalarınız başka bir yerde saklanır. Süreci başlatmak için, büro görevlilerinizden tüm kağıt kayıtlarını aldıklarında dijitalleştirmelerini isteyin. Depolama için tarayıcıların yanı sıra sabit diskleri ve yazılımı satın almanız gerekir. Mevcut etkin olmayan dosyalara gelince: kayıtlarınızı sayısallaştırmak için bir dış şirketi işe almak personel kaynaklarınızın daha iyi kullanılması olabilir.