İş Acil Durum Planı Nedir?

Birçok işletme bir beklenmedik durum planı bile düşünmüyor veya seçeneğin var olduğunu ve sağlam bir uygulama olduğunu farketmiyor. Bir plan oluşturmak, zamanlar iyi olduğunda ve iş patladığında çoğu zaman göz ardı edilir veya unutulur. Ne yazık ki, işleri tamamen tersine çevirmek çok fazla zaman almaz. Bir sunucuyu çökerten bir teknik aksilik, kaçırılmış bir teslimat veya ücretsiz olan büyük bir proje, aceleyle bir işi alt üst edebilir.

Acil durum planlaması, mutlak en kötüsüne hazırlık için bir prosedür oluşturma sürecidir. İşler ters gittiğinde, işinizi kurtarmak ve işlerin tekrar yoluna girmesini sağlamak için bir plan var. Acil durum durumlarının çoğu kontrolünüz dışındadır ve çoğu durumda önceden geldiği görülemez. Acil denetiminizde bulunan öğelerin başarısızlığına yanıt vermek için acil durum planları oluşturabilirsiniz, ancak işletmenin sorunsuz çalışmasını sağlamak için bu sorunları önceden çözmede daha iyi çaba gösterilmesi gerekir. Ancak kontrol edilemeyen, kendinizi kurtarmanız ve işi su üstünde geri çekmeniz için bir plan gerektiriyor.

Acil Durum Planlaması Türleri

Bunlar, oluşturduğunuz acil durum planı türünün, iş türüne ve bulunduğu yere bağlı olması gerekir. Örneğin, bir kasırga bölgesinde yer alan bir işletme planına taşkın sigortası ve kasırga hasarı artışı eklemelidir. Planın kendisi, en kötü senaryolarda kullanılacak olan detaylı bir adımlar ve süreçler dizisidir.

Doğal afetler, finansal aksaklıklar ve piyasa kazaları, geçici olarak malzeme ya da işgücü fiyatlarının enflasyonu gibi bir plan yapabilirsiniz. En temel plan, işletmenin finansal ve maddi yönlerini kapsayacaktır. Kapsamlı bir plan, işletmelerin ilk önce kesintiye uygun, çalışanların elimine edilebileceği ve yeniden inşa aşamasına girerken derhal tasarruf etmek için maliyetlerin büyük ölçüde azaltılabileceği alanları belirlemektedir. Temelde "Ya eğer ...?" senaryoları. Ya piyasa çökerse? Ya işçi sıkıntısı varsa? Ya müşteri ödeme yapmazsa? Ya sistemimiz beklenmedik bir şekilde çökerse? Ya saldırıya uğrarsak? Mümkün olan her şeyi kendinize sorun "Ya ...?" Bu, şirketinize uygulanabilir ve daha sonra bu soruları cevaplamak için bir plan oluşturmaya başlar.

Örneğin: "Piyasa çökerse, bu departmanları ortadan kaldırarak maliyetleri% 50 azaltabiliriz ve bu acil durum tasarruf hesabında acil durum sermayesine erişebiliriz." Şimdi, işler ters yönde dönerse işleri potansiyel olarak kurtarabilecek bir plan hazırlıyorsunuz. Bir acil durum planı oluşturmak zaman ve bazı derin düşünceler gerektirir. Süreç sahipler ve üst düzey karar vericiler ile sınırlı olmalıdır. Çalışanlarınıza en kötü senaryoda pozisyonları nasıl ortadan kaldıracağınızı söylemek, sadece kötü bir liderliktir ve ilham vermez veya güven oluşturmaz.

Acil Durum Planı Nasıl Yazılır?

Acil durum planı önceliğe dayalı bir olaylar dizisi olarak çalışır.

Öncelikle, iş akışını daha da kötüleştirebilecek en olası olayların bir listesini yapın. Bu olayların her biri için kişisel bir yanıt oluşturun. Nasıl hazırlanacaksınız ve etkinlikleri izleyerek hangi uygulanabilir adımları uygulayacaksınız?

Her senaryo ve kâğıt üzerinde yanıt aldıktan sonra, önceliklendirme zamanı gelmiştir. Finansal bir kriz durumunda, hangi acil durum adımları en önemlidir? Geçici bir kredi veya kredi limitine karşı hangi eşit varlıklar satılabilir veya teminat olarak kullanılabilir? İşlemlerde zemin kaybetmeden derhal bir miktar yağı kesebilirsiniz? Bunları önem sırasına göre sıralayın ki, büyük bir vuruş yaptıktan hemen sonra kullanıma hazır bir eylem planınız olsun. Her basamağı tek bir çekimde canlı yayınlamayacaksınız, bu yüzden kesintilerinize ve eylemlerinize öncelik vermek için zaman ayırın.

Planın Zamanlanması

Acil durumlarda acil durumda zamanlama zordur, ancak yerinde zorlu bir zaman çizelgesine sahip olmak eyleme geçirilebilir sonuçları yönlendirmeye yardımcı olur. Kurtarma için beklenmedik durum adımlarına karşı son tarihler belirleyebilirsiniz. Zamanlamanın en önemli kısmı şirketin çözücüsü olmaktır. Eğer X sayısı varlık satarsanız, bir departmanı kesip bir acil durum fonuna dokunursanız, ne kadar yardımcı olur ve ne kadar süreyle? Ayağa kalkmak için ne tür bir zaman dilimine ihtiyacınız olduğunu bilmek zorundasınız. Kurtarmak için bu zaman diliminde ne kadar envanter satmak zorundasınız? Ne kadar gelir sizi bir çığır açan noktaya getirecek. En kötü senaryoda, işletmeyi iyileşme süresinden bir yıl satın almak yararlı olur. Bir yıldan fazla bir süre çoğu zaman gerçekçi değildir, ancak bazı durumlarda kötü bir ekonomik büyüme döneminde hayatta kalmak ve geri dönmek için bu kadar zamana ihtiyacınız olabilir. Her beklenmedik adımın yanında zaman dilimlerini de ayarlayabilirsiniz. Örneğin, felaket sigortası geri dönüşü size iki ay ve yeni envanter alacak. Bu yeterli değilse, tasarruftan faydalanmak size iki ay daha kazandırır. Bu başarısız olursa, belirli masrafları azaltmak size iki ay daha kazandırır. İşiniz hayatta kalma modunda ve her kuruş daha fazla iyileşme süresi için sayar.

Acil Finansman ve Sigorta

Acil durumlar için acil durum finansmanı ve sigorta poliçeleri eğrisinin önüne geçebilirsiniz. Acil bir kredi limitinin önceden onaylanmış olması veya yağmurlu bir gün için birikmiş bir tasarruf hesabının olması iyi bir şeydir. İşler güneye giderse, bu zamandan ve zamandan tasarruf etmenizi sağlar. Bir şeylerin tekrar çalışmasını sağlamak veya fırtına geçene kadar ayakta kalmak için bu fonlara hemen dokunabilirsiniz. Acil durum tasarruflarınızı artırmanın iyi bir yöntemi basit bir öz vergidir. Aylık gelirin küçük bir yüzdesini ayırın ve fonunuzun büyümesini izleyin. Acil bir durum olduğunda, operasyonel ve çözücü olarak kalmak için bu fona dayanabilirsiniz. Açığın endüstri çapında olması durumunda, acil durum planları olmayan rakiplerinizin çoğu kapılarını kapatacaktır. Geriye kalan işletmeler hayatta kaldıktan sonra daha güçlü ve geri tepme pazarından daha büyük bir pay alabilirler.

Doğal afetlere ve kontrolünüz dışındaki herhangi bir şeye karşı sigorta da büyük bir kaynaktır. Doğal afetlere kaybedilen varlıklar ve en kötü durumlar için bir geri ödeme seçeneği olan planları yakından takip ederek sigorta planlarını satın alın. Ekstra korumaları göz ardı ederek aylık primlerden birkaç dolar tasarruf etmek yaygındır - ancak bu küçük ayrıntılar ve ekstra ödemeler, işinizi kurtaracak olanlardır. Temsilcinizle yakın bir şekilde çalışın ve mümkünse, poliçeyi tutmak için ödeme potansiyelinizi ve ödeme tutarınızı en üst düzeye çıkarmak için bir avukat kullanın.

Küçük İşletme Planları

Küçük bir işletme için acil durum planı oluşturmak basittir, çünkü işletme daha az çalışanı ve hareketli parçaları vardır. Bazı durumlarda, işletme giderlerini azaltma ve tasarruf hesabını kullanarak çöküşü azaltma meselesidir. Küçük işletme, pazardaki hızlı değişikliklere karşı çevik ve duyarlı olma avantajına sahiptir. Bununla birlikte, küçük bir işletme, genellikle daha az varlığa sahip olma ve günlük gelir için bu varlıklara daha fazla bağlı olma dezavantajına sahiptir. Bu durumda, acil durum planı, bu varlıkları ve gelir elde etmek için gereken her şeyi korumayı temel almalıdır.

Örneğin, bir peyzaj müteahhidi ekipmanını ne pahasına olursa olsun satmaktan kaçınmalıdır. İki bekoya sahipseniz, birini en kötü durumda satmanız gerekebilir, ancak her iki bekoyu satmak, donanıma başka bir şekilde erişemediğiniz sürece işsiz kalmakla aynıdır. Varlıkların düpedüz sahibi olmak gerçekten mümkün olduğunda yardımcı olur. Gelir en yüksek seviyedeyken en temel ve gerekli varlıklarınıza sahip olmak için çalışmak, bir çarpışma sırasında ayakta kalmak için ödemeleri takip edemeyeceğiniz anlamına gelir.

Orta ve Kurumsal Ölçekli İşletmeler

Farklı iş rolleri ve çok sayıda departmanı olan daha büyük işletmelerde daha fazla çalışan ve hareketli parça var. Acil durum planınız, kesintiler için önce en az önemli bölümlere ve varlıklara bakmalıdır. Daha büyük bir işletme, kötü durumlarla başa çıkmak için ayrıntılı muhasebe ve stratejik büyük resim görünümü gerektirir. İşletmenin hangi yönü en iyi gelire ve en düşük genel gider yapısına sahip? Daha büyük işletmeler kesmek için daha fazla alana ve dolaşmak için daha fazla parçaya sahip olsa da, bu onları durgunluk veya acil durumlarda da hızlandırabilir. Acil durum planını hızlı bir şekilde yürürlüğe koyma yeteneği işi başlatabilir veya bozabilir. Gelir spiralleri aşağıya doğru inerken kritik zamanı boşa harcamak, işi sınırdan kurtarmanın çok geç kaldığı bir noktaya itebilir.

Planın Düzenlenmesi ve Uygulanması

Acil durum planınızın kağıt üzerinde yapılması harikadır, ancak rolleri atamanız ve aslında planı uygulamanız gerekir. Planı oluştururken, en üst düzeyde küçük bir ekiple veya en güvenilir çalışanlarla yapın. İş sahibi, planı ne zaman uygulayacağının belirlenmesinden sorumludur ve diğer komite üyelerinin de oynayacakları belirli rolleri vardır. Planın ilerlemesi için yeşil bir ışık aldıktan sonra eylemleri yönetmek için bir koordinatör rolü atayın. Koordinatör, planın doğru bir şekilde takip edilmesini ve yürütülmesini sağlamak için uygulanabilir adımları izleyecektir. Bu kişi esasen plan yöneticisidir ve yasal olarak adımlarını korurken her şeyi hareket halinde tutar. Daha sonra beklenmedik durumu iki kez kontrol etmek ve zayıf noktaları aramak için bir denetçi eklenir. Zayıflıkları bulmak ve planı gözden geçirmek gerekli olabilir, çünkü iş dünyasında hiçbir şey statik değildir. Son olarak, bir kişiye zor iletişim rolü ile görev verilmelidir. Yeni prosedürleri ve iş organizasyonunu çalışanlara ve dış dünyaya ileten kişidir. Bu, işten çıkarmaları zorlamak ve her eylemi halka açık bir rolde haklı göstermek anlamına gelebilir.

Acil durum planlaması kesin bir sanat değildir ve çoğu durumda sayıları analiz etmek ve gelir-pozitif bir hedefe doğru çalışmak gerçekten önemlidir. Net hedeflerin sürdürülmesi ve yol boyunca revize ve test ederken genel plana sadık kalmak, sağlam bir yaklaşımdır. Yeni fırsatları tespit ederken ve başarısız bir işi tersine çevirirken uyum sağlama yeteneği kolay bir iş değildir ve zor karar alma süreçleri gerektirir.

Olumlu ve Artı Acil Durum Planları

Acil durum durumlarının çoğu, beklenmeyen, en kötü durum senaryosuna hazırlık yapılmasını gerektirir, ancak bazı durumlarda pozitif büyüme için acil durum planı gereklidir. Bir işletme, büyüme hızlı bir şekilde gerçekleştiğinde mücadele edebilir ve doğru ölçeklenemez. Tuhaf bir düşünce dizisidir, ancak çok hızlı bir şekilde büyümesi aslında hazırlıksız olan bir işi sakat bırakabilir. Büyümeyi yönetmek için sürdürülebilir ve etkili bir şekilde ölçeklendirme yaparken olumlu bir acil durum planı hazırlanmıştır. Bu sürecin önemli bir yönü, en iyi senaryoda, tavsiye ve kaynaklar için yararlanabilecek bir dizi danışmanı bulundurmaktır. Bu pozitif plan aynı zamanda olumsuz acil durum planınızla da birlikte çalışır, çünkü yeni departmanlar ve büyüme yönetimi süreçleri işler başarısız olduğunda tersine çalışır. İşletmeye eklediğiniz ve büyüdükçe, hangi hareketli parçaların en verimli ve gerekli olduğuna ve hangilerinin gerektiğinde vurularak ya da kesilebileceğine dikkat edin. Bu kolay bir işlem değildir, ancak büyüme aşamasında bu gözlemlerin yapılması yararlı ve üretken bir uygulamadır.