İş Mektubu Yazarken Akılda Tutulması Gereken Önemli Olan Nedir?

Bir kapak mektubu, bir müşteri talebine cevap ve derhal ödeme talep eden bir tahsilat mektubu, bir işletme biçimini izlemesi gereken mektuplara örnektir. İş mektupları yazmak son derece zor olmasa da, akademik veya kişisel bir mektuptan çok farklıdır. Temel ancak yine de önemli iş mektubu kavramlarına dikkat etmek, yazışmalarınızı daha profesyonel ve etkili hale getirebilir.

İş Yazma Perspektifi

Okuyucunun veya okuyucunun beklentilerini, hedeflerini, durumlarını ve ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmak çok önemlidir. Bu sebeple, bir iş mektubu sadece okuyucu merkezli bir yaklaşım benimsememeli, aynı zamanda söz konusu olarak farkında olmalıdır. Farkındalık, öncelikle okuyucularınız hakkında düşünmek, iletişimden ne çıkmayı beklediklerini ve okuyucunun beklentilerini karşılamak için mektubun gövdesinde nelere ihtiyacınız olduğunu belirtir. Ardından, sağladığınız bilgilerin hem kullanışlı hem de kolay anlaşıldığından emin olun.

Olumlu vurgulamak

Çoğu okur, mektubun türünden bağımsız olarak, olumsuz sözelemeden olumlu olarak daha olumlu cevap verecektir. Bu nedenle, bir ticari mektubun olumlu ya da olumsuz bilgi sunup sunmadığına bakılmaksızın, pozitif bir sözlüğe odaklanmak önemlidir. Olumsuz, maalesef başarısızlık gibi kelimeler de dahil olmak üzere olumsuz çağrışımları olan kelimeleri kullanmaktan kaçının. Bir tahsilat mektubu yazarken, örneğin, kişiye müşteri olduğu için teşekkür ederek başlayın. İşletmenin kredi politikasının sınırları dahilinde, müşterisinin hesabını suçlu tutarken ya da karşılıklı olarak kabul edilebilir bir çözüm bulmak için müşteriyle birlikte çalışmaya istekli olduğunuzdan dolayı ödeme yapıldığını bildirmesine izin verdiğine dair sözlü ifadesiyle devam edin.

Kısa, Kısa ve Basit

Kısa, özlü ve basit iş mektupları yazarken akılda tutulması gereken üç önemli kelime. İş dünyasında zaman paradır ve mektubunuz uzun ve çizili ise, okuyucunun mektubu bir kenara koyma şansı vardır. Bu durumda, ya çok daha geç bir tarihte okunacak ya da muhtemelen hiç okunmayacaktır. Konuya gelin ve mümkün olan en az kelimeyi kullanarak bir iş mektubu oluşturmaya çalışın. Genel bir kılavuz, bir iş mektubunu tek bir daktilo sayfasında tutmanızdır.

Prova, Düzenleme ve Okuma

Asla yazım ve dilbilgisi hataları için ispat etmeden bir iş mektubu göndermeyin. Ayrıca, uzun kelimeler, teknik jargon, kafa karıştırıcı düşünce veya cümleleri ve tipografik hatalar için mektubu gözden geçirin. Sesli bir şekilde okuyun veya bir meslektaştan okuyucunun sesinin nasıl geleceğini hissetmek için okumasını isteyin. Mektubu herhangi bir şekilde değiştirmeniz veya düzenlemeniz gerekirse, göndermeden önce mektubu bir kez daha yüksek sesle kanıtlayın, gözden geçirin ve okuyun.