Kötü Toplantı Katılımcılarını Ne Yapar?
Toplantı, kararların alındığı ve fikir birliğine varıldığı çok verimli bir olay olabilir. Veya saatlerce sürecek, herkesin sabrını denemek dışında çok az şey başarabilir. Sağlam liderlik, toplantının başarısında birincil rol oynar. Önceden dikkatli planlama ve toplantı sırasında fikir alışverişi üzerinde kontrol çok önemlidir. Bununla birlikte, çoğu katılımcının işbirliğine de bağlıdır. İyi toplantı katılımcıları, gündeminizi daha da ilerletmek için harikalar yaratabilse de, kötü katılımcılar toplantıyı yolunda durdurabilir. Zor katılımcıları tanımayı öğrenin, böylece bir sonraki toplantınızı rayından çıkarmadan önce yola çıkabilirsiniz.
Hazırlık Eksikliği
Üretken toplantılar, katılımcılara roller veren bir gündemin dağıtılmasıyla sıklıkla önceden başlar. Toplantıyı planlayan kişiler, katılımcılardan bir konuyu tanımalarını, belirli bir soruna bir çözüm getirmelerini veya bir görevi tamamlayıp sonuçları rapor etmelerini isteyebilir. Takip etmekte başarısız olan katılımcılar toplantıyı daha az verimli hale getireceklerdir. En kötüsü, toplantının amacına ulaşmasını engelleyen darboğazlar yaratabilirler.
Gündemden Kalacaksınız
Toplantılar odaklanmalı ve odaklanmalıdır, bu nedenle tüm tartışmalar gündemi desteklemekte ve grubu toplantı hedeflerini gerçekleştirmeye yönlendirmektedir. Kötü bir katılımcı, gündemden çıkan konuyla ilgili olmayan yorumlar ve sorular sunar. Bu tür bireyler toplantı liderini sürekli vites değiştirmeye zorlarlar. Sonuç, liderin gündemi takiben katılımcılara gündemin amacını hatırlatmaktan daha az zaman harcadığı verimsiz bir toplantıdır.
Yan Konuşmaları Gerçekleştirmek
Yan görüşmeleri başlatan katılımcılar sadece doğrudan ilgilendikleri insanlara değil, aynı zamanda fısıldayan işiten veya gören herkese rahatsızlık verdiklerini kanıtladı. Bu durumdan kaçınmak, katılımcılardan yalnızca tanıdıklarında konuşmalarını ve toplantıdan sonra bağımsız olarak bir araya toplanmalarını, çalıştıkları iş arkadaşlarıyla takip etmelerini isteyerek mümkündür.
Telefon veya Dizüstü Bilgisayar Kullanımı
Kötü toplantı katılımcıları toplantılar sırasında e-postaları, sesli postaları ve diğer elektronik haberleşmeleri kontrol eder. Böyle bir katılımcının dikkatsizliğinden kaynaklanan rahatsızlık ve edepsizlik potansiyeline ek olarak, bireyin önemli bilgileri kaçıracağı da mümkündür - ve hatta muhtemeldir -. Toplantılar sırasında ulaşılması gereken katılımcılara, telefonlarını görüşün dışında tutmaları ve hayati bir çağrı gelirse odayı sessiz bir şekilde bırakmaları talimatı verilmelidir. Bir mesaja cevap vermek için odadan ayrılmak zorunda olmaları, katılımcıların gereksiz yere cevap vermesini engelleyebilir.
Uygun Geribildirimin Olmaması
Toplantı katılımcıları uygun zamanda geribildirim sunmalıdır. Kötü katılımcılar memnuniyetsizliklerini diğer katılımcılara yorumlar veya iş arkadaşlarına toplantı sonrası şikayetler gibi uygunsuz şekillerde homurdanıyorlar. Personel, toplantı sona ermeden önce bir yorum veya soru-cevap oturumu ile veya bir toplantı lideri veya kıdemli bir personelin takibi yoluyla yapıcı eleştiri için bir çıkışa sahip olmalıdır.