Temel Defter Tutma İlkeleri

Bir muhasebe sistemi, sadece işinizin nasıl yürüdüğünü kolayca anlayabilmeniz için gelir ve giderlerin izlenmesinde yerleşik bir yöntemdir. Şartnameler şirketler arasında değişebilse de, çoğu, ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu ve muhasebe mesleği tarafından geliştirilen genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uymaktadır. Defter tutma sistemleri basit veya karmaşık, manuel veya bilgisayarlı olabilir. Ancak, ticari faaliyetleriniz için kabul edilebilir tüm muhasebe yöntemlerine uygulanan bazı temel defter tutma ilkeleri vardır.

Defter Tutma Sistemleri Türleri

Tek girişli ve çift girişli defter tutma sistemleri yaygın olarak kullanılan iki yöntemdir. Tek giriş yöntemi bir çek defterine benzer; sadece borçlar ve krediler var. Para yatırdığınızda, bakiyeniz artar ve çek yazdığınızda bakiyeniz azalır. Bu yöntem, elinizde ne kadar nakit bulunduğunu gösterir, ancak paranızın nereye gittiğini söylemez. Çift giriş yöntemi, harcamalarınızı hesaba katar. Bir çek yazdığınızda, nakit parayı azaltırsınız, ancak aynı zamanda, ofis malzemeleri veya kamu hizmetleri gibi giderin nedenine karşılık gelen hesabı da arttırırsınız.

Borçlar ve krediler

Çoğu muhasebe sistemi çift giriş yöntemini kullanır. Kural olarak, her işlem için bir veya daha fazla hesaptan borçlanacak ve toplam borç ve kredi miktarınız eşit olacak şekilde bir veya daha fazla hesap alacaksınız. Örneğin, 80 dolarlık ofis malzemeleri satın almak ve 20 dolarlık bir paket postalamak için 100 dolarlık bir çek yazarsanız, 100 dolarlık nakit para ödemeniz gerekir, 80 dolarlık borç ofis malzemeleri ve 20 dolarlık borç nakliye masrafı. Diğer işlemler, kira ödemesi gibi yalnızca iki hesabı etkileyebilir.

Finansal Tablolar

Bir işletme birçok farklı finansal tablo hazırlayabilmesine rağmen, gelir tablosu ve bilanço, üretilen en temel raporlardır. Gelir tablosu, kar ve zarar tablosu ile aynıdır ve dönem boyunca ne kadar para kazandığınızı veya kaybettiğinizi gösterir. Bilanço varlık ve borçlarınızı listeler ve size şirketinizin değerinin ne kadar olduğunu gösterir. Gelir tablosunuzu etkileyen hesap türleri arasında satışlar, genel giderler ve satılan malın maliyeti yer alır. Bilançonuzda envanter, nakit, mülk ve ekipman gibi hesaplar, ödenecek notlar ve alacak hesapları listelenir.

Temel hesaplar

Muhasebe işlerinizi gerçekleştirmeniz gerekebilecek 10 temel hesap kategorisi vardır. İşletmenizin karmaşıklığına bağlı olarak, her bir satış türünü, örneğin envanterde taşıdığınız her bir ürünü listelemek için birkaç alt hesaba ihtiyacınız olabilir. Bununla birlikte, temel hususlar satış, giderler, bordro ve gelir tablosu için dağıtılmamış kazançlar; Bilançonuz için nakit, alacaklı hesaplar, ödenecek hesaplar, ödenecek notlar, envanter ve malvarlığı hakkını eklemelisiniz.

Olumsuz ve Olumlu Dengeler

Bazı hesap türleri normalde negatif bakiyeleri taşırken, diğerleri normalde pozitif bakiyeler gösterir. Bu acemi bir muhasebeci için kafa karıştırıcı olabilir. Gelir tablosunda, satışlar gibi gelir hesaplarınız, işletmeniz için iyi bir etkinlik olsa bile normal olarak negatif bir bakiye taşır. Satılan malın gideri ve maliyeti pozitif bakiyeye sahip olmalıdır. Bilançoda, işletmeniz için elverişli aktiviteyi temsil eden hesapların pozitif bakiyeleri vardır. Nakit, alacak hesapları ve envanter, pozitif bakiyeli hesaplara örnektir. Negatif bakiye hesapları daha az elverişli olanlardır. Tahakkuk etmiş borçlar ve ödenecek hesaplar örnektir. Bir girişi analiz ederseniz, anlaşılması daha kolay olabilir. Örneğin, bir ürün sattığınızda, satışları, negatif bir bakiye hesabını kredilendirirsiniz. Her ikisi de normalde pozitif bakiye taşıyan, nakit veya alacak hesapları olan başka bir hesaptan borçlandırmanız gerekir.