İşletme Yazma Temelleri

Kimse iş dünyasında yazmaktan kaçmaz, yazar William Zinsser'in “On Writing Well” yazılı metninde gözlemlenir. “Not, işletme mektubu, idari rapor” ve pazarlama teklifinin yanı sıra bir patron, e-posta veya Post Hepsi yazı olarak nitelendiriliyor, dedi. Her durumda kilit olan Zinsser'i gözlemler, aynıdır: fikirleri tutarlı bir şekilde sunmak.

amaç

“İş İletişiminin Temelleri” yazarları, yazmanın ilk aşamasının bir amaç tanımlamak olduğunu tavsiye eder. “Kendine (1) neden bu mesajı gönderiyorum ve (2) ne elde etmeyi umuyorum?” Diye sor. Amaç, yazara işe yaramaz bilgileri atmadan odaklanmasına yardımcı olur. Gazetecilikte yararlı bir araç, bir makalenin başlığını yazmak ve her cümleyi sormaktır: “Bu cümle bu başlığı nasıl destekliyor?” Bir cümle başlığı desteklemiyorsa, gazeteci bunu atar,

seyirci

“İş Yazımında MFA Temelleri” ndeki Timothy Flood, yazarların yazıyı okuyucuyu uyarlamadığını gözlemliyor. Yaygın hatalardan biri, okuyucudan uzmanlık eksikliği olduğunu varsaymaktır, bu nedenle yazar gerekenden daha fazla ayrıntı içerir. Böylece, bir bilgisayar uzmanı izleyicisine yazan bir kişi, “Apple ve Windows'un tüketiciler tarafından kullanılan iki büyük işletim sistemi” olduğunu, gereksiz olduğunu söylüyor - bu uzmanlar bunu biliyor. İkinci bir hata ise çok fazla uzmanlık varsaymaktır. Bir konu uzmanının kafasındaki tüm gerçekler vardır ve izleyicinin bunu bilmediğini unutur.

İsimleri Temizle

“Sade dili düşünün”, Susan F. Benjamin’e “Hızlı ve Acısız İş Yazma” ’da tavsiyede bulunur. Benjamin, bir şirketin kıdemli başkan yardımcısı veya“ sokakta yaşayan bir adam ”arasında bir ayrım yapmaz; . Onlara “kullanma”, “kullanma”, “satın alma” ve “satın alma”, “Her şeyi yakalamayan ve spesifik olmayan bir terim olan“ tesisler ”hakkında fabrikalar, ofis binaları veya dükkanlar hakkında yazın.

Aktif ses

Aktif ses okuyucuya pasif sesten çok daha fazla ilgi çekicidir. Aktif sesle, birisi bir şey yapar; pasif seste “işler yapıldı” dır. Aktif bir ifade “hata yaptım” dır, pasif versiyon ise “hatalar yapılır” dır. Bu pasif versiyon elbette ki hataların kendi yaptıklarını belirtir. saçmalık.

E-posta

İş yazma uzmanları hemfikir - e-posta artık resmi olmayan bir yazışma aracı değil. Sözleşme notu, iş mektubu, hatta sözleşme yerine geçti. Bu nedenle, e-posta, net isimler ve net amaç dahil olmak üzere, tüm iş yazma kurallarına tabidir. Önemli bir fark, e-postanın diğer tüm yazışmalardan daha önemli olması gerektiğidir; Bunun nedeni e-postanın meteorik kullanımıdır.

Net ve özlü bir konu satırı yazın; örneğin “Sözleşme imzalamak için randevu”, “Yeni harcama raporu politikası”, “Bonusların dağıtım tarihi.”

Ayrıca, e-postayı kullanmadan önce iki kez düşünün. Mesajı kendiniz iletmek için bir telefon görüşmesi veya birkaç dakika yürüyüp, birinin ofis kapısını çalarak karar verin. Mesajınızı kişisel olarak iletirseniz, alıcının mesajınızı açmasını beklemek yerine, çok daha hızlı ve etkili bir şekilde duyulur.