İş Yazışmasında Çalışanlara Nasıl Adres Verilir?

Bir yönetici veya küçük işletme sahibi olarak, çalışanlarınızın işle ilgili yazdıklarınız da dahil olmak üzere yaptıklarınızdaki örneklerini belirlersiniz. Amaçlanan kitle için uygun dili kullanarak, yazım ve dilbilgisi hataları için uygun dili kullanarak çalışanlarınızın birbirleriyle, müşterilerinizle ve tedarikçilerinizle nasıl ilgilenmelerini istediğinize örnek verin. Uzun bir not veya hızlı bir e-posta oluştururken olsun, çalışanlarınıza profesyonel bir şekilde hitap etmek önemlidir.

1.

İzleyicilerinizi düşünün. Çalışanlarınıza iş yazışmalarında nasıl hitap ettiğiniz, genellikle ele almak istediğiniz grubun veya bireyin demografisine bağlı olacaktır. Seyirci ve mesaj için uygun sesi ayarlamaya özen gösterin, çünkü geri dönüşü olmayan bir ton, belirli bir durum için belirli bir ciddiyet düzeyi bekleyen çalışanları rahatsız edebilir. Örneğin, çalışanlarınıza kuruluşun bütçe kısıtlamalarını yerine getirmek için işten çıkarmalar uygulaması gerektiğini bildirirken şaka yapmayın.

2.

Verilen mesaj için uygun iletişim ortamını belirleyin. Ortam, el yazısı bir mektup, yazılı not, bir e-posta veya başka bir yazılı iletişim biçiminden oluşabilir. İletişimi basılı veya dijital biçimde iletmeyi seçebilirsiniz. Seyirci ve mesaj için uygun iletişim modunu seçmek esastır. Örneğin, kayıt tutma amacıyla basılı bir kopya sağlamak için basılı bir belge gerekebilirken, hızlı bir e-posta, çalışanlarınızı iş arkadaşınızın yaklaşan doğum günü hakkında bilgilendirmek için yeterli olabilir.

3.

Uygun bir selamlama belirleyin. Purdue Çevrimiçi Yazma Laboratuarı'na göre, çalışanlarınıza genellikle ilk adlarıyla başvurursanız, genellikle ilk adlarını iş yazımında ele alırken kullanırsınız. Örneğin, "Sevgili Mary", adınız ile birlikte olduğunuz bir çalışana hitap etmek için yeterli olacaktır. Bir grup çalışana hitap ederken, "Sayın Personel" veya "Sayın Ekip" kullanabilirsiniz. Çalışanlarınıza daima saygılı bir şekilde hitap edin.

4.

İş iletişiminiz için saygılı bir kapanış yazın. Örneğin, "Saygılarımızla" veya "Teşekkürler" yazıp adınızı yazabilirsiniz. Kapattıktan sonra adınızı bir sonraki satıra ekleyin. Duruma bağlı olarak adresinizi, e-posta adresinizi, telefon numaranızı veya diğer ilgili iletişim bilgilerinizi de ekleyebilirsiniz. E-posta yoluyla iletişim kurarken, tüm e-postalarınızın sonuna otomatik olarak bir dijital imza eklemeyi seçebilirsiniz.

Bahşiş

• Kısa ve net bir şekilde iletişim kurduğunuzdan emin olmak için her zaman tüm yazılı iletişiminizi onaylayın.

Uyarı

• TÜM CAPS'ı iş iletişimlerinde asla kullanmayın, çünkü tipik olarak bağırmanın yazılı biçimi olarak algılanır. Yalnızca sanal olsa bile çalışanlara bağırmak asla uygun değildir.