Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bir RFP Nasıl Cevaplanır
Teklif veya RFP Talebi, kar amacı gütmeyen kuruluşlara hibe vermek isteyen bir fon veren tarafından verilir. Çoğu RFP rekabetçidir ve zorlayıcı bir dava yaparken uygunluğunuzu göstermenizi gerektirir. Bir RFP'yi yanıtladığınızda, teknik gereksinimlerini ve finansman önceliklerini çözmek önemlidir.
Yönergeleri gözden geçirin
Bir RFP, uzun olabilen bir prosedür belgesidir. Okurken sıkıcı veya korkutucu olabilir, kuruluşunuzu başarı için konumlandırmak için ilk fırsat. Ana unsurlar için içindekiler tablosunu gözden geçirin. Uygunluk ve teknik gereksinimler için ileriye doğru tarayın. Bu kurallara uymazsanız, RFP'nin geri kalanını okumaya gerek yoktur. İşler yolunda giderse, belgenin tamamını arka arkaya okuyun. Sorularınız veya ek bilgiye ihtiyaç duyduğunuz her yere notları ekleyin. Teknik yardım oturumları sırasında veya RFP'nin irtibat bölümünde listelenen program görevlilerine ulaşarak cevapları arayabilirsiniz.
Gönderinin Anahatları
Planlama ekibiniz uygulanabilir bir hibe kavramı geliştirdikten sonra, bir sonraki adım, RFP'yi okuduğunuza dayanarak yapılan sunumun ana hatlarını çizmektir. RFP'nin amacına, uygunluk kriterlerine ve ödüllerin sayısına ve miktarına genel bir bakış içeren bir görev matrisi geliştirin. Özet, proje anlatısı, bütçe, ekler ve gerekli formlar gibi hibe gönderme unsurları ekleyin. Proje anlatımı için detaylı bölümler ve teklif boyunca özel talimatlar not edin. Sayfa sınırlarını ve bir inç kenar boşlukları, çift boşluklu veya 12 punto Times New Roman fontu gibi diğer format gereksinimlerini dahil edin. Ayrıca son başvuru şartlarını da dahil edin - örneğin, yalnızca elektronik başvuru kabul edilen 31 Ocak tarihine kadar.
Teklifi hazırla
Bir numaralı kural, Hibe Gözden Geçirenlere ne istediklerini vermektir, çünkü RFP'nin değerlendirme kriterlerine dayanarak bir puanlama değerlendirme tablosu içinde hareket ederler. Gözden geçirenler, “gereklilikleri karşılamıyor” yazan bir kutuyu işaretlerse, cevap puanlarınızda ne kadar haklı hissettiğiniz önemli değildir. Örneğin, RFP proje anlatısının beş ölçülebilir sonucu olan bir değerlendirme planı gerektirdiğini belirtiyorsa, üç önlem sunmayın ya da nesnel olarak değerlendirilemeyen beş sonuç sağlayın. Destekleyici belgelere aynı derecede dikkat edin. Örneğin, birçok kar amacı gütmeyen kuruluş, gözden geçirenlerin genellikle bütçeleri ilk kez okuduklarının farkında değildir. Bir bütçe, kuruluşun gerçekte istediği şeyin hızlı bir görüntüsünü sağlar - artı, eğer rakamlar uygun değilse, en iyi yazılı anlatım bile reddedilmelidir.
İsteği Gönder
RFP'nin son tarihini karşılamak, geriye doğru çalışmayı gerektirir. Zaman çizelgeniz revizyon yazmak, imza almak ve dahili yetkiler almak için yer bırakmalıdır. Bazı durumlarda, tatilde veya şehir dışında meslektaşlarınızdan yardıma ihtiyacınız olabilir. Kıyı temizlediğinde isteğinizi basılı kopya olarak veya elektronik olarak gönderin. Postalarda, gönderilecek kopya sayısını RFP'ye iki kez kontrol edin. Ayrıca, bazı fon verenler zımbalanmamış, ciltçi kırpılmış belgeleri tercih eder; diğerleri renkli mürekkep istemez. Elektronik seçenekler e-postadan çevrimiçi bir sisteme değişir. Belgeleri yüklerken dosya boyutu sınırları için RFP'yi kontrol edin. Ayrıca İnternet trafiği, son tarih yaklaşırken yükselme eğiliminde olduğundan, çevrimiçi portalları kullanırken kendinize ekstra zaman verin.