İş Mektuplarının Farklı Türlerinin Önemi

Etkili mektuplar yazmak, birçok girişimcinin görmezden geldiği iş sahipliğinin önemli bir parçasıdır. İş mektupları, şirketleri müşterileriyle, çalışanlarıyla ve ortaklarıyla ve tek bir amaç için amaçlamaktan çok daha fazla birleştirir: bir şirketin mesajının net ve kesin iletişimi. Bir e-posta, posta mektubu veya faks gönderiyorsanız, iş mektubunuzun biçim ve içeriğini hedef kitleye göre uyarlamak çok önemlidir.

Çalışanlar

Bir şirketin iç iletişimi, işletme ile çalışanları arasındaki yazışmadır. Çalışan mektupları - bir şirketin yönetiminin tercihlerine ve tarzına bağlı olarak - tonda veya daha rahat bir şekilde resmi olabilir ve bir şirket içindeki herkesi aynı sayfada ve amaçlarını yerine getirme yolunda tutmada bir bütündür. Memoranda, proje teklifleri, işten çıkarma mektupları, emeklilik ve istifa mektupları ve öneri mektupları çalışanlarla işverenleri arasındaki yazışma örnekleridir.

Mevcut ve Aday Müşteriler

İşletmeler sık ​​sık mevcut ve potansiyel müşterilerinin ilgilerini korumak veya pekiştirmek için yeni teklifler, hizmetler, indirimler ve indirimler hakkında bilgilendirmelerini amaçlamaktadır. Satış mektupları bu amacı gerçekleştirmek için bir seçenektir. Etkili bir satış mektubu kısa, özlü bir tonda olmalı ve insanları bir şirketin teklifleri hakkında daha fazla bilgi almak veya satın almak istemeye teşvik etmelidir. Ayrıca, ürünün fotoğraflarını veya bunlarla ilgili fotoğrafları da içermelidir. E-posta bültenleri veya web sitesi ilanları gibi elektronik satış mektuplarında, video ve ses eklemek yardımcı olabilir. Müşterilere verilen diğer iş mektubu türleri, kredi mektubu, düzeltme mektubu ve soru yanıtları, endişeleri ve şikayetleri çözmek için olan ve müşteri hizmetinin hayati bir parçası olan soruşturma yanıtıdır.

Satıcılar

Satıcılar ve tedarikçiler bir şirket ile müşterileri arasında önemli bir bağlantı olduğundan, bir işletmenin bu aracılarla düzenli olarak iletişim kurması önemlidir. Ancak işletmeler, iletinin açık olduğundan emin olmak ve hem şirketin hem de tedarikçinin zamanını boşa harcamaktan kaçınmak için bu iletişimi olabildiğince özlü tutmalıdır. İşletmeler ve tedarikçiler arasındaki en önemli harf türlerinden biri, sipariş mektubu olarak da bilinen satınalma siparişidir. Bu mektuplar bir şirketin neyi satın almak istediğini, ödeme koşullarını, beklenen varış veya sevkiyat tarihini ve iade bilgilerini detaylandırır. Şirket veya satıcı bu yazışmaları başlatabilir.

Kamu

Halkın üyeleri zaman zaman bir şirketin geçmişini sorgulayan, medya kapsamı hakkında netlik isteyen veya şirketin etiği, politikaları ve prosedürleri hakkındaki duygularını ifade eden işletmelere yazışmalar gönderir. Bu sorulara cevap vermek için şirketler bir onay mektubu gönderecektir. Teşekkürler, şirketin sorgusunu aldığını sorgulayana bildirdikleri için makbuzlara benzer. Teşekkürler kısa ve resmidir ve araştırmacının ne zaman bir cevap bekleyeceği konusunda bir zaman dilimi sağlar. Bir onay, kısaca şöyle ifade edilebilir: “Sorgunuz için teşekkür ederiz. Önümüzdeki iki iş günü içinde e-postayla cevap vereceğiz. ”